Cómo gestionar usuarios y grupos en SMARTFENSE

Este artículo describe cómo administrar usuarios y grupos en su instancia: creación, edición, acciones masivas, estados, roles, comunicaciones automáticas y gestión de contraseñas. Está dirigido a administradores y partners técnicos que configuran y mantienen la plataforma.

Gestión de usuarios

La sección Usuarios y grupos > Usuarios permite administrar tanto usuarios administrativos como usuarios finales. Desde allí puede crear, editar y aplicar acciones masivas.

Vista general

La vista general muestra los filtros disponibles y la tabla principal con todos los usuarios. Al hacer clic sobre el nombre de un usuario, se abre la vista de edición.

Para crear un nuevo usuario, presione el botón Nuevo usuario en el margen superior derecho.

Acciones masivas sobre usuarios

Al seleccionar uno o más usuarios desde la tabla, quedan disponibles las siguientes acciones masivas:

• Eliminar seleccionados
• Activar / Desactivar
• Anonimizar
• Asignar grupos
• Asignar lenguaje
• Otorgar insignia (solo si tiene contratado el componente de gamificación)
• Exportar

Eliminación de usuarios

Solo es posible eliminar usuarios que no tengan actividad registrada en la plataforma. Esto preserva la consistencia de los registros de auditoría.

Si un usuario tiene actividad registrada, se recomienda cambiar su estado a inactivo y luego anonimizarlo, en lugar de eliminarlo.

Estados del usuario

Cada usuario puede estar en uno de los siguientes estados:

• Activo: puede iniciar sesión, recibir notificaciones, ser asignado a campañas y cuenta como licencia contratada.
• Inactivo: no puede iniciar sesión, no recibe notificaciones, los intentos de acceso muestran contenido no disponible o la pantalla de login. Permanece en la base de datos y puede reactivarse.

Anonimización de usuarios

La acción Anonimizar es irreversible. Al ejecutarla:

• El estado del usuario cambia a Inactivo.
• Los datos personales se reemplazan por cadenas aleatorias (hash).
• Se elimina la foto de perfil.
• Se quita al usuario de todas las agrupaciones.
• El usuario anonimizado deja de contar como licencia.

Asignar grupos, lenguaje e insignias

• Asignar grupos: seleccione los usuarios y asigne los grupos desde Usuarios y grupos > Grupos.
• Asignar lenguaje: seleccione los usuarios, haga clic en Asignar lenguaje, elija el idioma y confirme.
• Otorgar insignia: requiere el componente de gamificación. Seleccione los usuarios, haga clic en Otorgar insignia, elija la insignia y confirme.

Si su organización importa o sincroniza usuarios (por ejemplo, desde Microsoft Entra ID o Google Workspace), la plataforma toma el lenguaje definido en el dominio de origen. Si modifica el lenguaje manualmente, no será reemplazado en sincronizaciones futuras.

Exportar e importar para edición masiva

Para editar un volumen grande de usuarios, el flujo recomendado es:

1. Exportar el listado desde la sección Usuarios y grupos > Usuarios.
2. Editar el archivo CSV resultante.
3. Reimportarlo desde Usuarios y grupos > Importación y sincronización > Manualmente desde archivo CSV.

Roles de usuarios

Los roles definen los permisos del usuario dentro de la plataforma.

Roles administrativos

Roles no administrativos

• Usuario final: rol por defecto de los destinatarios de las campañas.

Correo de bienvenida

El comportamiento del correo de bienvenida varía según el rol y el método de autenticación.

Usuarios con rol administrativo

El correo de bienvenida se envía automáticamente al crear el usuario.

Usuarios con rol no administrativo

• Si la organización configuró autenticación sin credenciales, no se envía correo de bienvenida.
• Si la autenticación requiere credenciales, el correo se envía justo antes de iniciar sesión por primera vez.

Cambio de rol

Si un usuario cambia a un rol administrativo y nunca había recibido el correo de bienvenida, la plataforma lo envía automáticamente.

Al asignar un Módulo Interactivo a un usuario que nunca recibió la bienvenida, primero se envía el correo de bienvenida y luego el correo de asignación, separados al menos 30 segundos para asegurar el orden. Esto aplica también a Exámenes y Encuestas, que requieren autenticación.

En Newsletters y Simulaciones no se envía el correo de bienvenida porque no requieren login.

Los usuarios administradores siempre pueden ingresar con credenciales, aun si la organización utiliza otros métodos de autenticación.

Restablecimiento de contraseña

Como administrador

1. Ingrese a Usuarios y grupos > Usuarios.
2. Desplácese hacia la derecha en la fila del usuario.
3. Presione Resetear contraseña.

Como usuario final

El usuario final puede restablecer su contraseña desde la opción ¿Olvidó su contraseña? en la pantalla de login.

Gestión de grupos

Los grupos se administran desde Usuarios y grupos > Grupos.

Desde esta sección puede:

• Crear un Nuevo grupo y administrar los usuarios que lo componen.
• Eliminar grupos, solo si no tienen usuarios asignados.
• Activar / Inactivar grupos. La acción no afecta el estado de los miembros: el grupo queda visible en la tabla pero no estará disponible al crear campañas mientras esté inactivo.
• Depurar grupos automáticamente. Antes de la depuración, los grupos no deben tener usuarios asignados.
• Exportar grupos.

💡 Mejores prácticas

• Mantenga actualizados roles y grupos para evitar asignaciones incorrectas que puedan afectar la seguridad o la correcta ejecución de campañas.
• Revise periódicamente los usuarios inactivos para decidir si deben reactivarse, anonimizarse o mantenerse, según la política de datos y licenciamiento de la instancia.
• Documente internamente quién puede ejecutar acciones masivas (eliminar, anonimizar, asignar grupos o lenguaje) y bajo qué criterios, para mantener control administrativo.
• Aproveche la exportación e importación de usuarios para gestionar cambios en bloque, especialmente en entornos donde un partner administra múltiples clientes o grandes volúmenes de usuarios.