Qué es la Ficha de usuario y cómo se utiliza

Este artículo explica qué es la Ficha de usuario, cómo acceder a ella, qué muestra cada pestaña, cómo funciona el filtro de período y qué descargas ofrece.

Qué es la Ficha de usuario

La Ficha de usuario es el punto de entrada a cada persona de la organización. Reúne en un solo lugar todo lo que ocurrió en la plataforma con esa persona:

• Sus datos y sus agrupaciones.
• La concientización que se le asignó y cómo avanzó.
• Cómo respondió a las simulaciones de ataque.
• Su nivel de riesgo.
• Los nudges y playbooks que disparó su conducta.
• Su actividad en la plataforma, incluidos sus inicios de sesión.

La ficha es de solo lectura y no requiere configuración. Su contenido depende de los componentes que tenga contratados su organización: cada pestaña aparece cuando hay un componente que la alimenta.

Para grupos, áreas funcionales y niveles jerárquicos existe la Ficha de agrupación. Puede consultarla en el siguiente artículo: Qué es la Ficha de agrupación y cómo se utiliza.

Antes de empezar

Para abrir la ficha, su rol necesita el permiso Ver. Algunas acciones requieren además el permiso Administrar usuarios y grupos:

• El botón Editar usuario.
• El bloque Identificadores externos de la pestaña Datos.

Cómo abrir la Ficha de usuario

Desde el listado de usuarios

1. Desde la barra lateral, ingrese a Personas > Usuarios.
2. Ubique a la persona con los filtros o el buscador de la tabla.
3. Haga clic en su nombre, en la columna Usuario.

El nombre de una persona lleva a su ficha en todos los lugares de la plataforma donde aparece como enlace, entre otros:

• La columna Manager de Personas > Usuarios, que abre la ficha del responsable.
• Los reportes Usuarios prioritarios para intervención y Referentes de concientización.
• Los reportes Ranking de puntos de experiencia y Ranking de insignias de Gamificación.
• Auditoría > Acciones asignadas > Usuarios > Campañas por usuario y los listados de Auditoría > Acciones asignadas > Usuarios > Componentes.
• Las listas de usuarios de la Ficha de agrupación.

Desde Reportes

La ficha también está disponible en:

• Reportes > Todos los reportes, dentro de la tarjeta Adopción y actividad, para cualquier organización.
• Reportes > Riesgo y comportamiento > Ficha de usuario, cuando su organización tiene contratado Scoring de Riesgo.

Abierta desde Reportes, la ficha no muestra a nadie hasta que elige una persona:

1. Haga clic en el buscador Usuario del encabezado.
2. Escriba al menos dos letras del nombre, el apellido o el nombre de usuario.
3. Seleccione a la persona en la lista de resultados.

El buscador del encabezado solo ofrece usuarios activos. Para abrir la ficha de un usuario inactivo, búsquelo en Personas > Usuarios filtrando por estado.

El encabezado

El encabezado se mantiene fijo mientras recorre las pestañas. Muestra:

• El nombre de la persona, su nombre de usuario, su correo y su Manager.
• El estado de la cuenta: Activo o Inactivo.
• Un distintivo cuando la persona figura en uno de los reportes que nombran personas: Prioritario para intervención si su nivel de riesgo es Alto o Muy alto, o Referente de concientización si cumple todas las condiciones de ese reporte. Al hacer clic en el distintivo se abre el reporte correspondiente. Si no figura en ninguno, no aparece distintivo. El distintivo requiere Scoring de Riesgo.

A la derecha están el buscador Usuario, el selector Período, el menú Descargar y el botón Editar usuario. Al guardar o cancelar la edición, la plataforma vuelve a la ficha.

Pestañas

Las pestañas Datos y Actividad aparecen siempre. Las demás aparecen solo cuando su organización tiene contratado alguno de los componentes que las alimentan:

Cada pestaña se carga recién cuando la abre. Las tablas se pueden buscar y filtrar, y recorren todo el historial de la persona, sin tope.

Datos

Quién es la persona y cómo la alcanza la plataforma, en cuatro tarjetas:

• Información general: Nombre, Usuario, Email, ID Empleado, Lenguaje, Rol y Manager. El Manager es un enlace a su propia ficha.
• Estado de la cuenta: Estado, Fecha de alta y Último acceso, que muestra "Nunca accedió" si la persona no ingresó nunca. El Origen del alta aparece solo cuando la cuenta se creó por un camino que deja marca en el perfil, como un portal de SMARTFENSE CITIZEN o el ingreso desde otra instancia. Una importación o una sincronización no lo registran.
• Agrupaciones: sus Áreas funcionales, Niveles jerárquicos y Grupos, cada uno con enlace a su ficha, y sus Grupos inteligentes si su organización los tiene contratados.
• Canales de contacto: si tiene dirección de correo, y su estado en Slack y en Microsoft Teams cuando su organización tiene esas integraciones. Si a la persona le falta un canal, la tarjeta indica qué deja de recibir por eso. Para los roles con Administrar usuarios y grupos, incluye además los Identificadores externos, como el Object ID de Microsoft Entra ID, el ID de Google, el ID del proveedor de identidad y el ID de LMS.

Concientización

• Estado de su concientización: cuántas asignaciones tiene, cómo se reparten según su avance y cuántas están vencidas.
• Notas de los exámenes, si su organización tiene Exámenes: promedio, mejor nota y peor nota, sobre 100. Se toma la nota del último intento de cada examen.
• Asignaciones de concientización: una fila por asignación, con las columnas Contenido, Componente, Progreso, Resultado, Plazo, Fecha de asignación y Fecha de expiración. La tabla abre ordenada con las vencidas primero. El nombre del contenido abre el detalle de esa campaña para la persona, y el botón Historial en campañas lleva a su historial completo.
• Contenido que hizo por su cuenta: el contenido que consumió por iniciativa propia, fuera de toda campaña, con su progreso (Comenzado o Finalizado) y la fecha de la última interacción.

No se listan las asignaciones sin terminar de un contenido que la plataforma ya no entrega, por ejemplo porque se desactivó o salió de los catálogos de la organización. Por eso los pendientes de la ficha pueden ser menos que los del reporte Estado de concientización asignada.

Comportamiento

• Cómo responde a las simulaciones: cuántas simulaciones recibió, en cuántas cayó y cuántas reportó. Caer y reportar se cuentan por separado, porque pueden darse en la misma simulación.
• Resiliencia: cuántas simulaciones reporta por cada una en la que cae. Se mide solo sobre las simulaciones que admiten reporte (Phishing y Ransomware). Se muestra como:
  • Fuerte: 2 o más.
  • Media: desde 0,5 y menos de 2.
  • Débil: menos de 0,5.
• Comportamiento ante simulaciones, debajo de la resiliencia:
  • Reincidente: cayó en las dos últimas.
  • A observar: cayó en la última.
  • Mejorando: cayó antes, pero no en la última.
  • Sólido: no cayó.
• Hábito de reporte, si su organización tiene el Botón de reporte de Phishing: los correos que la persona reportó por su cuenta y qué resultó ser cada uno.
• Simulaciones recibidas: una fila por simulación, con las columnas Contenido, Componente, Caída, Hasta dónde llegó, Reporte y Fecha de envío. Si la persona cayó en alguna, la tabla abre filtrada por Cayó: quite el filtro para ver todas.

Las simulaciones de USB Drop no aparecen en esta pestaña: el dispositivo no se entrega a una persona, por lo que la plataforma no puede atribuirlo a nadie. Tampoco se cuentan las interacciones generadas por software, como un sistema de seguridad que abre un enlace.

Riesgo

La tarjeta Scoring SMARTFENSE muestra el Scoring de Riesgo de la persona:

• El score actual con su nivel: Bajo, Medio bajo, Medio alto, Alto o Muy alto. Un score más alto indica más riesgo.
• La tendencia respecto del promedio de los 30 días previos: Empeora, Mejora o Estable en el último mes.
• Un gráfico con su evolución.

El botón Detalle del Scoring de Riesgo abre el detalle con los factores que lo componen. Para interpretarlo, consulte el siguiente artículo: Scoring de Riesgo.

Nudges

• Coaching que recibió: cuántos nudges le envió la plataforma, cuántos fallaron al entregarse, la fecha del último y cuántos se dispararon por una conducta de riesgo, por una positiva o por ninguna de las dos.
• Detalle de los nudges: una fila por nudge, con las columnas Nudge, Disparador, Tipo de comportamiento, Entrega y Fecha de envío.

Una entrega fallida es un problema del canal, no algo que haya hecho la persona.

Playbooks

• Playbooks que disparó: cuántas ejecuciones provocó la conducta de la persona, cuántas terminaron con error, la fecha de la última y los Playbooks más ejecutados. Se cuenta una ejecución por cada acción: un playbook de tres acciones suma tres.
• Detalle de las ejecuciones: una fila por ejecución, con las columnas Playbook, Disparador, Acción, Resultado y Fecha.

Un error corresponde a la integración de destino, no a la persona. El mensaje de cada error se consulta en Aplicaciones > Playbooks > Dashboard de Playbooks.

Actividad

• Relación con los contenidos: cuántas interacciones registra, la Primera interacción, la Última interacción, los Meses con interacciones y su cadencia mes a mes. Un distintivo indica Con consumo de contenido reciente o Sin consumir contenido hace meses (después de 120 días sin consumir contenido). No se cuentan las campañas de prueba ni lo que un antivirus o un filtro de correo registró en su nombre.
• A qué hora responde: en qué franja del día suele interactuar, en el huso horario de la organización. La franja se muestra a partir de 20 interacciones.
• Actividad de la cuenta: la cantidad de inicios de sesión y la fecha del último, los intentos de inicio de sesión fallidos o bloqueados, y una tabla con todos los eventos de la cuenta: inicios de sesión, pedidos y cambios de contraseña, activación y desactivación de la verificación en dos pasos y cambios de idioma, con quién pidió cada cambio.
• Gamificación, si su organización la tiene contratada: sus puntos de experiencia, su nivel y sus insignias.

La cifra de Actividad de la cuenta cuenta solo los inicios de sesión, mientras que la tabla lista todos los eventos. Para ver solo los inicios de sesión, filtre la tabla por Tipo.

El filtro de período

El selector Período acota la ficha a lo ocurrido en un lapso. Ofrece Todo el historial (valor por defecto), Últimos 30 días, Últimos 90 días y Últimos 12 meses.

El período recorta los hechos, no el estado actual:

• Se aplica a Concientización, Comportamiento, Nudges, Playbooks y Actividad. En ellas, cada cifra y cada tabla cuentan solo lo ocurrido dentro del lapso.
• No se aplica a Datos ni a Riesgo, que describen la situación actual.

Por ejemplo, si elige Últimos 30 días en la ficha de una persona con nivel de riesgo Alto, la pestaña Comportamiento cuenta solo las simulaciones enviadas en esos 30 días. La pestaña Riesgo, en cambio, sigue mostrando su nivel Alto actual y toda su evolución.

Tenga en cuenta además:

• En Concientización, el período se aplica sobre la fecha de asignación. Una asignación anterior al lapso no aparece, aunque siga vencida.
• Tres indicadores describen el presente y no se recortan: el Comportamiento ante simulaciones, el distintivo de consumo de contenido y el nivel de Gamificación. La ficha lo aclara junto a cada uno cuando hay un período elegido.
• Si una tarjeta queda vacía por el período, la ficha lo indica y le sugiere ampliarlo.
• El período forma parte de la dirección de la pantalla: un enlace compartido abre la ficha con el mismo período. Además, se mantiene al cambiar de persona con el buscador del encabezado.

Descargas

CSV de cada tabla

Las tarjetas con tabla tienen un botón CSV. El archivo trae lo mismo que muestra la tabla: respeta el período elegido y los filtros o la búsqueda aplicados. La plataforma prepara el archivo en segundo plano y le avisa cuando está listo.

Si la tabla abrió filtrada, por ejemplo por Cayó, el archivo llega con ese filtro hasta que lo quite.

La ficha en PDF

1. Haga clic en Descargar y seleccione En PDF.
2. Espere mientras la pantalla recorre las pestañas para armar el documento. Al terminar, vuelve a la pestaña en la que estaba.

El documento respeta el período elegido y lo indica en la portada. La última página define los términos que usa el documento.

De cada tabla, el PDF incluye solo la página que está viendo en pantalla. Para el detalle completo, use el CSV o el paquete de evidencia.

Paquete de evidencia

Reúne en un único archivo comprimido todo lo que la ficha muestra de la persona, para trabajarlo en una planilla o entregarlo como evidencia.

1. Haga clic en Descargar y seleccione Evidencia (.zip).
2. Espere mientras la plataforma arma el archivo. La pantalla muestra el avance.
3. Descargue el archivo cuando esté listo.

El enlace de descarga vence a los 15 minutos.

El archivo .zip contiene una carpeta con el nombre de usuario de la persona y, dentro de ella:

• resumen.csv: todas las cifras de la ficha, una fila por dato, con la pestaña y la tarjeta de la que sale cada una.
• Un archivo CSV por cada listado, con el mismo contenido que su botón CSV: concientizacion_asignaciones.csv, concientizacion_proactivo.csv, comportamiento_simulaciones.csv, nudges.csv, playbooks.csv, actividad_cuenta.csv, actividad_intentos_fallidos.csv y actividad_gamificacion.csv. Solo se incluyen los de las pestañas y tarjetas que su organización tiene.
• LEEME.txt: a quién corresponde el paquete, cuándo se generó, qué período cubre y qué contiene cada archivo.

El paquete respeta el período elegido, pero no los filtros de las tablas. Un listado sin datos no genera archivo. Si el paquete supera el tamaño máximo, los listados que quedaron fuera se nombran en LEEME.txt: acote el período y vuelva a descargarlo.

Casos particulares

Una persona sin actividad

La ficha se abre igual. Cada tarjeta sin datos lo indica, por ejemplo: "Todavía no recibió ninguna simulación de ataque.". En Nudges y Playbooks distingue si la conducta de la persona no disparó ninguno o si la organización no tiene ninguno activo. En Riesgo, una persona sin scoring calculado muestra "Todavía no tiene historial de riesgo.".

Un usuario inactivo

La ficha se abre desde Personas > Usuarios y muestra todo su historial, con el estado Inactivo en el encabezado. El buscador del encabezado no lo ofrece, porque solo lista usuarios activos.

💡 Mejores prácticas

• Abra la Ficha de usuario antes de una conversación de seguimiento: concentra en una pantalla el riesgo, el historial de simulaciones y el avance de la concientización de la persona.
• Use el período para preparar revisiones periódicas: Últimos 90 días muestra lo ocurrido desde la revisión anterior sin perder de vista el riesgo actual.
• Para comparar dos personas sobre el mismo lapso, elija primero el período y luego cambie de persona con el buscador del encabezado.
• Descargue el PDF para leer o enviar la ficha, y el paquete de evidencia cuando necesite el detalle completo de cada listado.
• Para decidir qué fichas abrir primero, consulte el siguiente artículo: Reportes de Riesgo y comportamiento.