Este artículo explica qué es la Ficha de agrupación, cómo acceder a ella, qué muestra cada pestaña y qué la diferencia de la Ficha de usuario.
Qué es la Ficha de agrupación
La Ficha de agrupación reúne en una sola pantalla lo que ocurre con un grupo, un área funcional o un nivel jerárquico: quiénes lo componen y lo que sus usuarios suman en concientización, comportamiento ante simulaciones, riesgo, nudges, playbooks y actividad. Desde ella puede bajar a la ficha de cualquiera de sus usuarios.
La ficha es de solo lectura y no requiere configuración. Su estructura es la misma que la de la Ficha de usuario. Puede consultar el detalle de cada pestaña en el siguiente artículo: Qué es la Ficha de usuario y cómo se utiliza.
Antes de empezar
Para abrir la ficha, su rol necesita el permiso Ver. Para usar el botón de edición de la agrupación, necesita además el permiso Administrar usuarios y grupos.
Cómo abrir la Ficha de agrupación
- Desde la barra lateral, ingrese a Personas > Grupos, Personas > Áreas funcionales o Personas > Niveles jerárquicos.
- Haga clic en el nombre de la agrupación, en la columna Nombre.
En esos listados, la edición de la agrupación pasa al botón de la columna Acciones.
También puede abrirla desde la pestaña Datos de una Ficha de usuario, haciendo clic en cualquiera de sus áreas funcionales, niveles jerárquicos o grupos.
La Ficha de agrupación no tiene entrada propia en la barra lateral ni en Reportes: se abre siempre desde el nombre de la agrupación.
Los grupos inteligentes no tienen ficha
Los Grupos inteligentes no tienen Ficha de agrupación, porque su composición la define un criterio y cambia constantemente. En Personas > Grupos inteligentes, el nombre sigue abriendo el formulario de edición. En la Ficha de usuario, los grupos inteligentes se muestran sin enlace.
El encabezado
El encabezado muestra:
- El nombre de la agrupación.
- Su tipo: Grupo, Área funcional o Nivel jerárquico.
- Cuántos usuarios tiene, su origen y su estado.
A la derecha están el selector Período, el botón Descargar en PDF y el botón de edición: Editar grupo, Editar área funcional o Editar nivel jerárquico. Al guardar la edición, la plataforma vuelve a la ficha.
Todas las cifras se calculan sobre los usuarios activos de la agrupación. Los usuarios inactivos siguen perteneciendo a ella, pero no se cuentan en ninguna cifra. La cantidad de inactivos se indica junto al nombre.
Pestañas
La Ficha de agrupación tiene las mismas pestañas que la Ficha de usuario y aparecen con las mismas reglas: Datos y Actividad siempre, y las demás según los componentes que tenga contratados su organización. En cada tabla, la columna Usuario abre la ficha de esa persona.
- Datos: la tabla Usuarios de la agrupación, con las columnas Usuario, Nombre y Email, y Comportamiento si su organización tiene Phishing o Ransomware. Puede acotarla por las otras dos clases de agrupación y por comportamiento ante simulaciones. Cada opción del filtro indica cuántos usuarios tiene.
- Concientización: el estado de la concientización de la agrupación, las notas de los exámenes, la tabla Asignaciones de concientización y el contenido que sus usuarios completaron por su cuenta. Cuando hay asignaciones vencidas, la tabla abre filtrada por Vencido: limpie ese filtro para ver todas.
- Comportamiento: las simulaciones recibidas por sus usuarios, su resiliencia, cuántos usuarios hay en cada comportamiento ante simulaciones, el hábito de reporte y la tabla Simulaciones recibidas. Cuando hay caídas, la tabla abre filtrada por Cayó.
- Riesgo: el Scoring SMARTFENSE promedio de sus usuarios, ponderado por banda; Cómo se reparte el riesgo entre las bandas; la Evolución del Scoring SMARTFENSE; y las Listas del plan, que indican cuántos de sus usuarios figuran en los reportes Usuarios prioritarios para intervención y Referentes de concientización.
- Nudges y Playbooks: la misma información que en la Ficha de usuario, sumada sobre los usuarios de la agrupación.
- Actividad: Cómo están sus usuarios, que indica cuántos siguen consumiendo contenido; la cadencia y la franja horaria de la agrupación; la Actividad de las cuentas de sus usuarios; y, con Gamificación, las insignias que obtuvieron.
El filtro de período
El selector Período funciona igual que en la Ficha de usuario: ofrece Todo el historial, Últimos 30 días, Últimos 90 días y Últimos 12 meses, y recorta los hechos, no el estado actual.
- Se aplica a Concientización, Comportamiento, Nudges, Playbooks y Actividad.
- No se aplica a Datos ni a Riesgo.
- Cómo están sus usuarios describe el presente y no se recorta por el período.
Descargas
La Ficha de agrupación ofrece dos descargas:
- CSV de cada tabla: el botón CSV de cada tarjeta con tabla descarga lo que la tabla está mostrando, con el período, los filtros y la búsqueda aplicados.
- PDF de la ficha:
- Haga clic en Descargar en PDF.
- Espere mientras la pantalla recorre las pestañas para armar el documento.
El paquete de evidencia (.zip) está disponible solo en la Ficha de usuario. Para obtener el legajo completo de una persona de la agrupación, abra su ficha desde la columna Usuario.
Casos particulares
Una agrupación sin usuarios activos
La ficha se abre, el encabezado indica 0 usuarios y cada tarjeta muestra "Esta agrupación no tiene usuarios activos.". Si la agrupación tiene usuarios inactivos, el encabezado indica cuántos son.
💡 Mejores prácticas
- Use la Ficha de agrupación para reuniones con el responsable de un área: la pestaña Datos le permite pasar de la cifra a las personas.
- Filtre la tabla Usuarios de la agrupación por comportamiento ante simulaciones para identificar rápidamente a los usuarios Reincidentes o A observar.
- Use Últimos 90 días para seguir la evolución trimestral de un área sin perder de vista su riesgo actual.
- Tenga en cuenta que las cifras excluyen a los usuarios inactivos al comparar agrupaciones de distinto tamaño.