Questo articolo spiega come creare, configurare e gestire un Programma di sensibilizzazione automatico in SMARTFENSE, una funzionalità che permette di distribuire le campagne di formazione in modo pianificato e allineato agli obiettivi dell'organizzazione.
Descrizione generale
La funzionalità Programma di sensibilizzazione automatico consente di gestire programmi di sensibilizzazione composti da campagne predefinite, distribuite in un periodo da 1 a 3 anni, e destinate a un universo specifico di utenti.
I programmi sono costituiti da un insieme di campagne assegnate agli utenti in base a gruppi, aree funzionali, livelli gerarchici e/o utenti specifici.
Una volta creato il programma, tutte le campagne associate possono essere visualizzate sia nel calendario sia nella lista delle campagne, da dove è possibile modificarle singolarmente.
I contenuti forniti a ciascun utente, insieme alla data di inizio e di scadenza di ognuno, sono gli stessi per tutti. È possibile scegliere tra un'ampia varietà di programmi fissi dal campo Tipo di programma. Questo formato è utile, ad esempio, per adempiere a normative come GDPR o ISO/IEC 27002.
Come accedere
- Acceda a SMARTFENSE con un account amministratore.
- Vada a Campagne > Programmi.
- Prema Nuovo programma per avviare la configurazione.
Configurazione di un nuovo programma
La creazione di un programma è organizzata in cinque sezioni. Completi ciascuna in ordine.
1. Dati generali del programma
- Nome: definisca un nome identificativo che faciliti la gestione dei diversi programmi.
- Descrizione: aggiunga una descrizione del programma che sta creando.
2. Configurazione del programma
- Selezioni il Tipo di programma che desidera implementare.
- Nel campo Quali componenti desidera utilizzare in questo programma?, selezioni i componenti che desidera includere. Le opzioni disponibili, in base al contratto in vigore, sono:
- Moduli interattivi
- Video
- Videogiochi
- Newsletter
- Esami
- Sondaggi
- Simulazioni di phishing e ransomware
- Per escludere un componente, lo deselezioni dalla lista. Ad esempio, se desidera che il programma contenga solo Moduli interattivi e Newsletter, deselezioni il resto.
Utilizzi il pulsante Anteprima programma per visualizzare in dettaglio ciascuna opzione disponibile prima di continuare.
3. Destinatari
In questa sezione è possibile selezionare diversi tipi di raggruppamenti come destinatari della campagna: Gruppi, Aree funzionali, Livelli gerarchici, Gruppi intelligenti e Utenti individuali.
È possibile combinare i raggruppamenti selezionati in due modi:
- Assegnare gli utenti che appartengono ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo.
- Assegnare gli utenti che appartengono a uno qualsiasi dei raggruppamenti selezionati.
Gli utenti devono appartenere ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo. Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano ciascuno dei seguenti punti:
- Fare parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Inoltre, fare parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Inoltre, fare parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- E infine, fare parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Gli utenti devono appartenere a uno qualsiasi dei raggruppamenti selezionati. Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano uno qualsiasi dei seguenti punti:
- Fare parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Oppure, fare parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Oppure, fare parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- Oppure, fare parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Gli utenti specifici assegnati individualmente sono indipendenti dalla configurazione dei raggruppamenti definita.
4. Pianificazione
- Definisca in quale settimana dell'anno inizierà il programma di sensibilizzazione.
5. Configurazione aggiuntiva per le campagne di esami
Nel caso in cui il programma includa campagne di esami, è possibile configurare:
- Percentuale di superamento: definisce la percentuale minima di risposte corrette necessarie per superare gli esami del programma.
- Minuti disponibili: definisce la quantità di minuti che l'utente avrà a disposizione per completare gli esami.
Salvataggio e generazione del programma
- Una volta completate tutte le sezioni, prema Salva.
- La piattaforma genererà la pianificazione del programma selezionato.
Il processo di generazione del programma può richiedere fino a 15 minuti, a seconda del numero di componenti selezionati.
Gestione dei programmi e delle campagne create
Una volta creato un programma, le campagne possono essere gestite da diverse viste del calendario.
Calendario
In Calendario > Campagne, le campagne appartenenti a un programma sono identificate con il simbolo dei due ingranaggi. Prima dell'inizio di ciascuna campagna è possibile:
- Modificare gli utenti assegnati
- Regolare la durata
- Cambiare il tema
- Eliminare campagne specifiche
Lista delle campagne
In Calendario > Liste delle campagne è possibile visualizzare tutte le campagne pianificate e modificarle o eliminarle.
Programmi attivi
In Calendario > Programmi viene mostrata la lista di tutti i programmi attivi, da dove è possibile modificarli o eliminarli secondo necessità.
💡 Buone pratiche
- Definisca chiaramente l'universo di utenti prima di creare il programma per evitare riassegnazioni successive.
- Utilizzi Anteprima programma per validare i componenti e i contenuti prima di salvare.
- Regoli la pianificazione tenendo conto dei periodi di alto carico operativo dell'organizzazione per migliorare il tasso di completamento.
- Riveda periodicamente le campagne da Calendario > Campagne per mantenere il programma allineato agli obiettivi di sensibilizzazione.
- Combini questo programma automatico con campagne puntuali al di fuori del programma per rinforzare argomenti critici o reagire a incidenti recenti.