Questo articolo spiega come creare, configurare e gestire un Programma di sensibilizzazione automatico in SMARTFENSE, una funzionalità che permette di distribuire le campagne di formazione in modo pianificato e allineato agli obiettivi dell'organizzazione.
Descrizione generale
La funzionalità Programma di sensibilizzazione automatico consente di gestire programmi di sensibilizzazione composti da campagne predefinite, distribuite in un periodo da 1 a 3 anni, e destinate a un universo specifico di utenti.
I programmi sono costituiti da un insieme di campagne assegnate agli utenti in base a gruppi, aree funzionali, livelli gerarchici e/o utenti specifici.
Una volta creato il programma, tutte le campagne associate possono essere visualizzate sia nel calendario sia nella lista delle campagne, da dove è possibile modificarle singolarmente.
I contenuti forniti a ciascun utente, insieme alla data di inizio e di scadenza di ognuno, sono gli stessi per tutti. È possibile scegliere tra un'ampia varietà di programmi fissi dal campo Tipo di programma. Questo formato è utile, ad esempio, per adempiere a normative come GDPR o ISO/IEC 27002.
Come accedere
- Acceda a SMARTFENSE con un account amministratore.
- Vada a Campagne > Programmi.
- Prema Nuovo programma per avviare la configurazione.
Configurazione di un nuovo programma
La creazione di un programma è organizzata in cinque sezioni. Completi ciascuna in ordine.
1. Dati generali del programma
- Nome: definisca un nome identificativo che faciliti la gestione dei diversi programmi.
- Descrizione: aggiunga una descrizione del programma che sta creando.
2. Configurazione del programma
- Selezioni il Tipo di programma che desidera implementare.
- Nel campo Quali componenti desidera utilizzare in questo programma?, selezioni i componenti che desidera includere. Le opzioni disponibili, in base al contratto in vigore, sono:
- Moduli interattivi
- Video
- Videogiochi
- Newsletter
- Esami
- Sondaggi
- Simulazioni di phishing e ransomware
- Per escludere un componente, lo deselezioni dalla lista. Ad esempio, se desidera che il programma contenga solo Moduli interattivi e Newsletter, deselezioni il resto.
Utilizzare il pulsante Anteprima programma per visualizzare in dettaglio ogni opzione disponibile prima di continuare. Il modal Anteprima del programma configurato mostra il programma completo con le colonne Settimana, Componente, Argomento/Scenario, Data di inizio e Data di fine.
Da questo modal è possibile scaricare il programma utilizzando il pulsante Esporta, disponibile in due formati:
- Excel
- CSV
Questo consente di condividere il piano di formazione con altri responsabili o di conservarlo come riferimento al di fuori della piattaforma.
3. Destinatari
In questa sezione è possibile selezionare diversi tipi di raggruppamenti come destinatari della campagna: Gruppi, Aree funzionali, Livelli gerarchici, Gruppi intelligenti e Utenti individuali.
È possibile combinare i raggruppamenti selezionati in due modi:
- Assegnare gli utenti che appartengono ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo.
- Assegnare gli utenti che appartengono a uno qualsiasi dei raggruppamenti selezionati.
Gli utenti devono appartenere ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo. Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano ciascuno dei seguenti punti:
- Fare parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Inoltre, fare parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Inoltre, fare parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- E infine, fare parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Gli utenti devono appartenere a uno qualsiasi dei raggruppamenti selezionati. Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano uno qualsiasi dei seguenti punti:
- Fare parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Oppure, fare parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Oppure, fare parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- Oppure, fare parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Gli utenti specifici assegnati individualmente sono indipendenti dalla configurazione dei raggruppamenti definita.
4. Pianificazione
- Definisca in quale settimana dell'anno inizierà il programma di sensibilizzazione.
5. Configurazione aggiuntiva per le campagne di esami
Nel caso in cui il programma includa campagne di esami, è possibile configurare:
- Percentuale di superamento: definisce la percentuale minima di risposte corrette necessarie per superare gli esami del programma.
- Minuti disponibili: definisce la quantità di minuti che l'utente avrà a disposizione per completare gli esami.
Salvataggio e generazione del programma
- Una volta completate tutte le sezioni, prema Salva.
- La piattaforma genererà la pianificazione del programma selezionato.
Il processo di generazione del programma può richiedere fino a 15 minuti, a seconda del numero di componenti selezionati.
Gestione dei programmi e delle campagne create
Una volta creato un programma, le campagne possono essere gestite da diverse viste del calendario.
Calendario
In Calendario > Campagne, le campagne appartenenti a un programma sono identificate con il simbolo dei due ingranaggi. Prima dell'inizio di ciascuna campagna è possibile:
- Modificare gli utenti assegnati
- Regolare la durata
- Cambiare il tema
- Eliminare campagne specifiche
Lista delle campagne
In Calendario > Liste delle campagne è possibile visualizzare tutte le campagne pianificate e modificarle o eliminarle.
Programmi attivi
In Calendario > Programmi viene mostrata la lista di tutti i programmi attivi, da dove è possibile modificarli o eliminarli secondo necessità.
💡 Buone pratiche
- Definisca chiaramente l'universo di utenti prima di creare il programma per evitare riassegnazioni successive.
- Utilizzare Anteprima programma per validare i componenti e i contenuti prima di salvare, e scaricare il programma in Excel o CSV per condividerlo con altri responsabili o conservarlo come riferimento.
- Regoli la pianificazione tenendo conto dei periodi di alto carico operativo dell'organizzazione per migliorare il tasso di completamento.
- Riveda periodicamente le campagne da Calendario > Campagne per mantenere il programma allineato agli obiettivi di sensibilizzazione.
- Combini questo programma automatico con campagne puntuali al di fuori del programma per rinforzare argomenti critici o reagire a incidenti recenti.