Questo articolo spiega come creare, configurare e gestire un Programma di awareness automatico in SMARTFENSE, una funzionalità che consente di distribuire campagne di formazione in modo pianificato e allineato agli obiettivi dell'organizzazione.
Descrizione generale
La funzionalità Programma di awareness automatico consente di gestire programmi di awareness composti da campagne predefinite, distribuite in un periodo compreso tra 1 e 3 anni, e destinate a un universo specifico di utenti.
I programmi sono composti da un insieme di campagne assegnate agli utenti in base a gruppi, aree funzionali, livelli gerarchici e/o utenti specifici.
Una volta creato il programma, tutte le campagne associate possono essere visualizzate sia nel calendario che nell'elenco delle campagne, da cui è possibile modificarle singolarmente.
I contenuti forniti a ciascun utente, insieme alla data di inizio e di scadenza di ciascuno, sono gli stessi per tutti. È possibile selezionare una grande varietà di programmi fissi nel campo Tipo di programma. Questo formato è utile, ad esempio, per conformarsi a normative come GDPR o ISO/IEC 27002.
Come accedere
- Acceda a SMARTFENSE con un account amministratore.
- Vada a Campagne > Programmi > Gestione dei programmi.
- Prema Nuovo programma per avviare la configurazione.
Configurazione di un nuovo programma
La creazione di un programma è organizzata in cinque sezioni. Completi ciascuna in ordine.
1. Dati generali del programma
- Nome: definisca un nome identificativo che faciliti la gestione dei diversi programmi.
- Descrizione: aggiunga una descrizione del programma che sta creando.
2. Configurazione del programma
- Selezioni il Tipo di programma che desidera implementare.
- Nel campo Quali componenti desideri che vengano utilizzati in questo programma?, contrassegni i componenti che desidera includere. Le opzioni disponibili, in base alla sottoscrizione attiva, sono:
- Moduli Interattivi
- Video
- Videogiochi
- Newsletter
- Esami
- Sondaggi
- Simulazioni di Phishing
- Simulazioni di Ransomware
- Per escludere un componente, lo deselezioni dall'elenco. Ad esempio, se desidera che il programma contenga solo Moduli Interattivi e Newsletter, deselezioni il resto.
Utilizzi il pulsante Anteprima del programma per visualizzare in dettaglio ogni opzione disponibile prima di continuare. Il modal Anteprima del programma configurato mostra il programma completo con le colonne Settimana, Componente, Argomento/Scenario, Data di inizio e Data di fine.
Da questo modal è possibile scaricare il programma utilizzando il pulsante Esportare, disponibile in due formati: Excel e CSV. Questo consente di condividere il piano di formazione con altri responsabili o di conservarlo come registro al di fuori della piattaforma.
3. Destinatari
In questa sezione è possibile selezionare diversi tipi di raggruppamenti come destinatari della campagna: Gruppi, Aree funzionali, Livelli gerarchici, Gruppi intelligenti e Utenti individuali.
È possibile combinare i raggruppamenti selezionati in due modi:
- Assegnare agli utenti che appartengono ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo.
- Assegnare agli utenti che appartengono a qualsiasi raggruppamento selezionato.
Gli utenti devono appartenere ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo. Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano ciascuno dei seguenti criteri:
- Fare parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Inoltre, fare parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Inoltre, fare parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- E infine, fare parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Gli utenti devono appartenere a qualsiasi raggruppamento selezionato. Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano almeno uno dei seguenti criteri:
- Fare parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Oppure fare parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Oppure fare parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- Oppure fare parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Gli utenti specifici assegnati individualmente sono indipendenti dalla configurazione dei raggruppamenti definita.
4. Pianificazione
- Definisca in quale settimana dell'anno inizierà il programma di awareness.
5. Configurazione aggiuntiva per le campagne di esami
Nel caso in cui il programma includa campagne di esami, configuri:
- Percentuale per superare: definisca la percentuale minima di risposte corrette necessarie per superare gli esami del programma.
- Minuti disponibili: definisca il numero di minuti che l'utente avrà a disposizione per completare gli esami.
Salvataggio e generazione del programma
- Una volta completate tutte le sezioni, prema Salva.
- La piattaforma genererà la calendarizzazione del programma selezionato.
Il processo di generazione del programma può richiedere fino a 15 minuti, a seconda del numero di componenti selezionati.
Gestione dei programmi e delle campagne create
Una volta creato un programma, le campagne possono essere gestite da diverse viste del calendario.
Calendario
In Campagne > Calendario, le campagne appartenenti a un programma vengono mostrate identificate con il simbolo dei due ingranaggi. Prima dell'inizio di ciascuna campagna, è possibile:
- Modificare gli utenti assegnati
- Regolare la durata
- Cambiare l'argomento
- Eliminare campagne specifiche
Elenco delle campagne
In Campagne > Elenco delle campagne è possibile visualizzare tutte le campagne programmate e modificarle o eliminarle.
Gestione dei programmi
In Campagne > Programmi > Gestione dei programmi viene mostrato l'elenco di tutti i programmi, da cui possono essere modificati o eliminati secondo necessità. La tabella include le seguenti colonne:
- Nome: nome identificativo del programma.
- Descrizione: descrizione del programma.
- Formato: tipo di programma (Programma fisso o Smart Path).
- Utenti: numero di utenti assegnati al programma.
- Data di inizio: data in cui il programma è iniziato o è programmato per iniziare.
- Stato: stato attuale del programma (Non iniziato, In corso, Finalizzato, Sospeso).
- Azioni: opzioni disponibili per modificare o eliminare il programma.
Per consultare gli indicatori globali di tutti i programmi attivi — come utenti raggiunti, copertura dell'organizzazione, assegnazioni e attività degli ultimi 6 mesi — acceda alla Dashboard dei programmi automatici da Campagne > Programmi > Dashboard. Consulti l'articolo Dashboard dei programmi automatici per ulteriori informazioni.
💡 Buone pratiche
- Definisca chiaramente l'universo di utenti prima di creare il programma per evitare riallocazioni successive.
- Utilizzi Anteprima del programma per validare i componenti e i contenuti prima di salvare, e scarichi il programma in Excel o CSV per condividerlo con altri responsabili o conservarlo come registro.
- Adegui la pianificazione tenendo conto dei periodi di elevato carico operativo dell'organizzazione per migliorare il tasso di completamento.
- Riveda periodicamente le campagne da Campagne > Calendario per mantenere il programma allineato agli obiettivi di awareness.
- Combini questo programma automatico con campagne specifiche al di fuori del programma per rafforzare tematiche critiche o reagire a incidenti recenti.