Todo tu ecosistema, un solo lugar: cómo funciona el Multitenant de SMARTFENSE

Workshop original: este artículo resume lo que vimos en el workshop "Todo tu ecosistema, un solo lugar: cómo funciona el Multitenant de SMARTFENSE". Mirar la grabación completa.

Vender el segundo cliente es una buena noticia. Operarlo es donde aparece la cuenta que nadie hizo al principio, porque si cada cliente vive en una instalación aislada el trabajo del segundo es idéntico al del primero. Hay que crear el mismo contenido dos veces y programar el mismo calendario dos veces. Al décimo cliente ese modelo ya no escala, y al cuadragésimo tampoco escala contratando más gente.

SMARTFENSE, plataforma de gestión del riesgo humano, corta esa multiplicación con dos capacidades que conviene no confundir, porque resuelven problemas distintos y se contratan por separado:

• Multitenant separa por organización. Una instancia que administra otras, cada una con su autonomía y sus datos aislados del resto.
• Multicatálogo separa por temática. Varios programas de concienciación conviviendo dentro de una misma organización, cada uno gobernado por su propio equipo.

Se pueden usar por separado o combinadas. Abajo está cómo funciona cada eje, incluido lo que no hace, y una tabla al final para decidir cuál necesitas.

Multitenant, varias organizaciones desde un Portal de Gestión

¿Qué es el Portal de Gestión?

El Portal de Gestión es una instancia dedicada a administrar otras organizaciones. Se ubica por encima de ellas en una estructura de árbol de niveles ilimitados, y desde ahí crea contenido y programa campañas que bajan a las organizaciones que tiene debajo, a las que llamamos organizaciones gestionadas.

La estructura admite más de un nivel real. Un partner puede tener sus clientes debajo, y uno de esos clientes, si es un grupo empresarial o una multinacional con filiales, puede tener a su vez su propio portal con las filiales debajo. Cada nivel ve el suyo y lo que cuelga de él, no lo que está al costado. Es la aplicación práctica del resource pooling que la definición de cloud computing del NIST describe como modelo multi-tenant. Son recursos compartidos que sirven a varios consumidores manteniéndose aislados entre sí.

El dashboard del portal muestra los totalizadores sumarizados de todo lo que tiene debajo: las campañas ya ejecutadas, las planificadas a futuro, los contenidos personalizados creados y la cantidad de usuarios administradores. Al entrar a una organización esos números pasan a ser los propios de ella, y si tiene su propio portal vuelve a mostrar la suma de sus filiales. La visión agregada existe únicamente hacia arriba.

Hay un detalle de arranque que conviene saber. En la primera venta el partner recibe dos accesos, el de la organización del cliente y el del Portal de Gestión, aunque todavía tenga un solo cliente. El portal se crea desde el primer día porque su valor aparece cuando hay volumen, y montarlo después obligaría a rehacer lo ya hecho.

¿Cuándo conviene separar en organizaciones y cuándo alcanzan los grupos?

No todo grupo de empresas necesita organizaciones separadas. Un solo tenant con los colaboradores segmentados en grupos alcanza para bastantes casos, y separar se justifica cuando aparece al menos uno de estos cinco criterios:

1. Logo propio por empresa. Si cada empresa del grupo tiene su identidad visual, la vista del colaborador se personaliza con el logo de la suya, y eso pide instancias separadas.
2. Dominio y servidor de correo propios. Cuando cada empresa quiere que las notificaciones salgan desde su propia infraestructura, la configuración vive en cada instancia.
3. Zonas horarias distintas. Un grupo con presencia en varios países que quiere que la campaña llegue a las 9 de la mañana hora local en cada uno necesita que cada instancia tenga su zona horaria configurada.
4. Infraestructuras distintas. Dominios y entornos separados implican implementaciones de whitelist separadas, y lo mismo ocurre cuando cada empresa tiene su propio Entra ID u otro directorio de identidad independiente. Ese tipo de separación en la infraestructura de base empuja a instancias propias.
5. Distintos responsables de administrar la plataforma. Cuando en una empresa el programa lo gestiona un equipo y en otra un equipo distinto, con sus propios roles y permisos, cada instancia mantiene su propio esquema de administración sin mezclar accesos ni responsabilidades.

Si ninguno aplica, un tenant único con buena segmentación por grupos es más simple de operar. Separar por prolijidad conceptual, sin ninguno de estos motivos atrás, suma administración sin devolver nada.

¿Cómo se hereda el contenido?

Un contenido personalizado que se crea en el portal baja automáticamente a todas las organizaciones que tiene debajo, y aparece en la galería de cada una como contenido predefinido. Un newsletter, un módulo interactivo, una simulación de phishing o de ransomware que preparaste una vez queda disponible en las cuarenta organizaciones sin volver a crearlo. La herencia atraviesa los niveles, así que también llega a las filiales que cuelgan de una organización intermedia.

De ahí se abren tres movimientos según lo que necesites:

• Alcance parcial. Si quieres un contenido para un subconjunto y no para todos, lo creas desde el portal de esa organización intermedia en lugar del portal del partner, y solo baja a sus filiales.
• Versión propia. Si quieres que una organización tenga su propia variante de algo heredado, dentro de esa organización tomas el contenido predefinido como plantilla y creas uno personalizado propio.
• Retiro global. Al inactivar un contenido en el portal, desaparece de todas las organizaciones que lo habían recibido.

Es lo que sostiene el servicio de valor agregado de un partner: el contenido que produces una vez rinde en toda tu cartera y las excepciones se resuelven caso por caso. Contar con un catálogo propio también funciona como diferenciador frente a otro partner que solo ofrece los contenidos de fábrica de SMARTFENSE, porque la temática y la voz que sumas encima quedan como parte de tu propuesta. Mismo principio de configurar una vez y heredar que aplica a la marca cuando el programa se sirve bajo el dominio propio de cada cliente.

¿Cómo se programa una campaña para varias organizaciones a la vez?

Desde el calendario del portal se programa una campaña una sola vez, en dos pasos. Primero se eligen, con un filtro sobre la estructura de árbol, las organizaciones que van a participar. Después se define la audiencia dentro de cada una, que puede ser el conjunto de sus agrupaciones activas o una selección manual por grupo, por área funcional o por nivel jerárquico. Al guardar, la campaña aparece en el calendario de cada organización de destino con su fecha, sin que nadie la cargue ahí.

Esto convierte la preparación del programa anual en una tarea de una sola pasada. En lugar de repetir el calendario en cada cliente, defines el programa en el portal y queda reflejado en toda la cartera. Cuando el grupo cruza países, la campaña sale en el horario local de cada organización, porque cada instancia ejecuta sus actividades según su propia zona horaria. La mecánica para crear cada campaña no cambia por estar en un portal, y es la misma descrita en programación de campañas.

Dos revisiones evitan la mayoría de los problemas de una campaña multiorganización. La primera es la audiencia, que se controla en el momento de programar. Por eso el proceso separa la elección de las organizaciones de la definición de la audiencia, ya que una organización elegida por error en el filtro recibiría una campaña que no le correspondía. La segunda es la zona horaria de cada instancia, que conviene confirmar antes del primer envío porque es la que fija a qué hora sale la campaña. Los grupos, además, se crean y se administran dentro de cada organización, porque respetan el método de sincronización y de agrupación que usa cada una.

¿Cómo se administra el día a día desde Gestión de instancias?

Gestión de instancias es el panel de control del portal. Lista todas las organizaciones gestionadas, una debajo de la otra, con los datos que sirven para operarlas: el nombre y la URL de cada instancia, las fechas de inicio y fin de vigencia, la zona horaria y los usuarios contratados, activos e inactivos, que muestran cuántas licencias se están usando.

Desde ese mismo panel se edita una instancia sin salir del portal, y la zona horaria de varias organizaciones se cambia en bloque, seleccionándolas en la lista. Las acciones de gestionar usuarios, integraciones y reportes abren la sección correspondiente de la organización mediante SSO, sin la contraseña ni la URL de esa instancia y sin dar de alta a mano un usuario administrador en cada una. El ingreso desde el portal y cada cambio que se haga quedan en los registros de auditoría de la organización, igual que cualquier otro acceso administrativo.

El equipo de Soporte técnico recorrió todo esto en vivo, desde la estructura hasta las campañas multiorganización, en la grabación del workshop sobre el Multitenant.

¿Qué no hace el Portal de Gestión?

Aquí está la letra pequeña, y decirla temprano ahorra sorpresas de implementación.

• La instancia padre no permite tener ni administrar usuarios. En su sección de usuarios y grupos no aparecen la importación ni la sincronización, porque no está pensado para dar de alta personas ahí ni para enviarles campañas. Funciona como una capa de administración y de creación de contenido, por encima de las organizaciones que operan. Los usuarios viven en las organizaciones gestionadas, y ahí se resuelven el padrón y el acceso, con la sincronización de directorio y el SSO de cada organización por separado. Los usuarios de cada instancia hija se gestionan dentro de ella, y el portal ofrece el acceso directo por SSO a esa sección.
• La herencia no es total. Lo que baja del portal a las organizaciones es el contenido personalizado y la programación de campañas. Las configuraciones de cada instancia no se replican, y se resuelven en cada una. La zona horaria es la única que se puede cambiar en bloque, desde Gestión de instancias.
• No es autoservicio. La creación de las organizaciones y del portal la hace el equipo de SMARTFENSE, y cada organización recibe los datos de acceso de su usuario administrador. Para una cartera que crece de forma gradual esto rara vez molesta, pero si tu plan es dar de alta clientes en lote conviene contemplarlo en el proceso comercial y no en el técnico.

Multicatálogo, varios programas temáticos en una misma organización

¿Qué es el multicatálogo y qué no es?

Aquí hay una confusión frecuente que conviene despejar. Un catálogo agrupa contenidos relacionados entre sí para trabajarlos de forma organizada, y los catálogos de contenido ya están disponibles en la plataforma, y son la forma en que SMARTFENSE organiza su material por temática.

El multicatálogo es otra cosa. Es la capacidad de operar varios catálogos en paralelo dentro de una misma organización, cada uno gestionado de forma independiente mediante un sistema de roles y permisos. Los catálogos son el qué, contenido agrupado por tema, y el multicatálogo es el cómo se gobierna, varios programas conviviendo en una organización con un responsable cada uno.

La plataforma ya provee tres catálogos predefinidos y se pueden gestionar de fábrica. El componente de multicatálogo es lo que permite habilitar y gestionar catálogos adicionales más allá de esos tres, cada uno operado por separado.

¿Para quién es?

Para organizaciones donde más de un equipo hace concienciación sobre temas distintos. El caso típico reparte tres frentes: la seguridad de la información en el área de seguridad, la higiene y seguridad laboral en Recursos Humanos o prevención, y el compliance o la ética en un tercer equipo. Con multicatálogo cada uno trabaja su catálogo sin pisar el del resto.

¿Cómo funciona con los roles?

A cada rol se le asignan uno o varios catálogos puntuales. Los roles que admiten esa asignación son administrador de contenidos, administrador de campañas, administrador del plan de concienciación y auditor.

Sobre su catálogo, cada responsable gestiona su calendario de campañas, genera informes, revisa estadísticas y personaliza los contenidos. Un usuario con rol de administrador del plan de concienciación y permisos sobre ciberseguridad industrial opera todo lo de ese catálogo sin interferir con quienes gestionan los otros. Es lo que permite que un equipo multidisciplinario comparta una organización y trabaje ordenado.

¿Qué catálogos hay?

El contenido se organiza en dos familias:

• Catálogos predefinidos, mantenidos y actualizados por SMARTFENSE: Seguridad de la Información para usuarios finales, Seguridad de la Información para usuarios avanzados y Ciberseguridad industrial.
• Catálogos adicionales, para las temáticas que cada organización necesite, como Higiene y Seguridad, Ética profesional o Medio ambiente. La organización define qué catálogos adicionales quiere habilitar y sobre ellos carga su contenido personalizado.

Todo el contenido predefinido se puede editar al 100% sin ningún tipo de restricción, y también se pueden crear contenidos desde cero con los editores integrados de la plataforma.

¿Cuál necesito?

Multitenant y multicatálogo son independientes y se contratan por separado. Una organización puede usar multicatálogo sin ser multitenant, y un portal multitenant puede usar o no multicatálogo en cada organización que tiene debajo.

Cuando el grupo además trabaja en varios idiomas, los dos ejes se combinan, y ahí conviene leer cómo se sostiene un programa con HQ en España y filiales en LATAM.

Preguntas frecuentes

¿Las organizaciones gestionadas ven los datos de las demás? No. El portal navega entre ellas y mantiene los datos de cada una por separado, así que cada organización ve solo su propia información. La visión agregada existe únicamente hacia arriba, en el portal, que muestra los totalizadores sumarizados de lo que tiene debajo.

¿Se puede crear desde el portal un grupo con usuarios de varias organizaciones? No. Los grupos se crean en cada organización gestionada, porque respetan su método de sincronización y de agrupación. Desde el portal, al programar una campaña, se eligen los grupos de cada organización que la van a recibir.

¿Cuántos niveles de organizaciones se pueden crear? La estructura de árbol admite niveles ilimitados, así que la jerarquía sigue la forma real de la cartera, incluido un cliente que sea grupo empresarial y tenga su propio portal con filiales.

¿Si la plataforma ya trabaja con varios catálogos, para qué sirve el componente? De fábrica la plataforma ya gestiona los tres catálogos predefinidos. El componente de multicatálogo es lo que permite habilitar catálogos adicionales con las temáticas que la organización necesite, y operarlos por separado mediante roles y permisos.

¿Puedo enviar campañas a colaboradores desde el Portal de Gestión? No a colaboradores del propio portal, porque no administra padrón propio. Sí puedes programar desde su calendario campañas dirigidas a las organizaciones que tiene debajo, eligiendo dentro de cada una los grupos, áreas funcionales o niveles jerárquicos que van a recibirlas.

¿Un mismo usuario administrativo puede tener más de un catálogo? Sí. A cada rol habilitado se le pueden asignar uno o varios catálogos, según cuánto alcance necesite esa persona. Eso cubre tanto al responsable dedicado a una sola temática como a quien coordina dos o tres.

Si estás evaluando cómo sostener un programa de concienciación sobre una cartera de clientes, un grupo de empresas o varios equipos internos, el Portal de Gestión y la gestión de múltiples catálogos cubren un eje cada uno.

Si te queda alguna duda sobre una configuración concreta, puedes generar una nueva solicitud técnica desde nuestro Centro de ayuda, donde también encontrarás la documentación de cada sección y el agente de IA para preguntas puntuales.