Workshop original: este artículo resume lo que vimos en el workshop "El Onboarding como aliado: implementaciones más simples y ordenadas". Mirar la grabación completa.
La pregunta más repetida en una implementación es qué queda por configurar. El manual explica cómo se hace cada cosa, pero no dice en qué estado está tu instancia ahora mismo, y esa distancia entre la documentación y la cuenta real es la que estira una puesta en marcha.
¿Qué es la sección Onboarding?
Onboarding es la sección de la plataforma que reúne en un solo lugar todas las configuraciones de una implementación, reconoce las que ya están hechas y señala las que conviene revisar.
La diferencia con un manual es el estado. Cuando entras, la plataforma ya comprobó lo que puede comprobar sola y te devuelve una vista de en qué punto estás, no una lista de todo lo que existe.
Onboarding se divide en secciones independientes, y cada una avanza a su propio ritmo según lo que vayas configurando. No hay un orden obligatorio de arriba hacia abajo.
Cómo se organiza Onboarding
Cada sección agrupa las configuraciones de una etapa: las iniciales, el envío de simulaciones, la gestión de usuarios, el servidor de correo, la vista del usuario final, la gamificación, las integraciones y la primera campaña. El progreso general se actualiza a medida que avanzas, y el verde marca lo que está completo. Una sección sin verde es la señal de que hay algo pendiente ahí.
Los botones cambian según lo que la plataforma pueda verificar por su cuenta:
- Confirmar configuración actual acepta la configuración predeterminada de SMARTFENSE sin tocar nada. Sirve cuando la opción por defecto ya alcanza, como usar el servidor de correo de SMARTFENSE en lugar de configurar uno propio.
- Ir a configurar lleva a la pantalla donde se resuelve el paso, y devuelve a Onboarding al terminar.
- Marcar como completado aparece cuando el paso se resuelve fuera de la plataforma y no queda nada que la plataforma pueda comprobar.
- Ver abre lo que ya está configurado, para revisarlo sin modificarlo.
- Ir a corregir aparece cuando una configuración quedó en estado de alerta, con acceso directo a la pantalla que la disparó y el detalle del error.
¿Para qué sirve el botón «Verificar configuraciones»?
Arriba a la derecha hay un botón que dispara un chequeo manual de toda la instancia. Repasa todas las configuraciones y avisa si aparece un problema.
Es el botón que más rinde en cuentas que ya están operando, porque muchas configuraciones cambian sin que nadie las toque desde la plataforma. Un registro DNS que se modifica, una regla de correo nueva en el servidor o un cambio en el directorio de usuarios alcanzan para que algo deje de funcionar. La verificación manual es la forma de enterarte antes de que lo note un usuario final.
Instancia nueva y cuenta activa, dos usos distintos
En una instancia nueva, Onboarding ordena el trabajo. Te dice qué sigue, y evita que la primera campaña salga con el envío a medio configurar.
En una cuenta que ya está operando, el valor es otro. Abres la sección, disparas la verificación y tienes en pantalla el estado real de la cuenta, sin depender de la memoria de quien la implementó ni de un documento paralelo que alguien tenía que mantener al día. Para quien gestiona varias cuentas, ese es el uso más frecuente de los dos, y el que conviene incorporar como rutina antes de cada revisión con el cliente.
Las tres configuraciones que más consultas generan
De todo lo que cubre la sección, estas tres son las que más veces terminan en un ticket.
- La validación del dominio corporativo. La plataforma pide validar el dominio para demostrar que pertenece a la organización, y de esa validación depende que funcione el botón de reporte de phishing. El procedimiento pasa por generar un registro y cargarlo en el proveedor de DNS, así que no se resuelve en el momento. Cuando la validación no impacta de inmediato, hay que contar desde un par de horas hasta un día. Conviene adelantar este paso antes de necesitarlo, porque bloquea los pasos que vienen después.
- El doble factor obligatorio. Se configura como opcional o como obligatorio. Si eliges obligatorio, cada usuario administrativo tendrá que activarlo en su próximo acceso a la instancia, así que vale la pena avisar al equipo antes de cambiar la opción y no después. Lo mismo aplica a la duración de la sesión y a la política de contraseñas, que se cargan en la misma sección junto con el método de autenticación.
- La primera campaña real. El paso se marca como completado solo cuando existe una campaña real. Las campañas de prueba que se hacen antes no lo completan, y esa es una confusión habitual. Se prueba, el progreso no avanza y parece que la configuración quedó trabada. Si vas a crear la primera campaña esta semana, conviene saberlo antes de buscar el error donde no está.
Qué conviene tener listo antes de la primera campaña
Conviene resolver tres cosas en este orden. Empieza por las configuraciones iniciales, porque el resto se apoya en ellas. Sigue con la configuración de envío, porque un problema ahí se descubre con la campaña ya lanzada. Y deja cerrada la validación del dominio antes de necesitarla, por el tiempo que puede tardar.
Con eso resuelto, el botón de verificación te dice si queda algo abierto, y el resto de las secciones se pueden ir completando mientras el programa ya está en marcha. No hace falta llegar al 100% para lanzar la primera campaña, aunque completar todas las configuraciones es lo que deja la instancia en condiciones de aprovechar la plataforma entera.
Si en el camino aparece una duda sobre una configuración concreta, el Centro de ayuda tiene la documentación paso a paso y un agente de IA para preguntas puntuales. Y si prefieres que la puesta en marcha la acompañe alguien del equipo, existe el Servicio de Implementación.
La grabación del workshop de agosto de 2026 muestra la sección entera, con la plataforma en pantalla.
Si configuras un módulo para algún cliente y quieres que le demos una mirada antes de lanzarlo, puedes generar una nueva solicitud técnica desde nuestro Centro de ayudas. Las primeras adaptaciones suelen ser las que más rinden si las pulimos juntos.