Este artículo explica cómo crear, configurar y administrar un Programa de concienciación automático en SMARTFENSE, una funcionalidad que permite distribuir campañas de formación de manera planificada y alineada a los objetivos de la organización.
Descripción general
La funcionalidad Programa de concienciación automático permite gestionar programas de concienciación compuestos por campañas predeterminadas, distribuidas en un período de entre 1 y 3 años, y dirigidas a un universo específico de usuarios.
Los programas están conformados por un conjunto de campañas que se asignan a usuarios según grupos, áreas funcionales, niveles jerárquicos y/o usuarios específicos.
Una vez creado el programa, todas las campañas asociadas pueden visualizarse tanto en el calendario como en la lista de campañas, desde donde es posible editarlas de manera individual.
Los contenidos provistos a cada usuario, junto con la fecha de inicio y expiración de cada uno, son los mismos para todos. Puede seleccionar entre una gran variedad de programas fijos desde el campo Tipo de programa. Este formato es útil, por ejemplo, para dar cumplimiento a normativas como GDPR o ISO/IEC 27002.
Cómo acceder
- Ingrese a SMARTFENSE con una cuenta de administrador.
- Vaya a Campañas > Programas.
- Presione Nuevo programa para iniciar la configuración.
Configuración de un nuevo programa
La creación de un programa se organiza en cinco secciones. Complete cada una en orden.
1. Datos generales del programa
- Nombre: defina un nombre identificatorio que facilite la gestión de los distintos programas.
- Descripción: agregue una descripción del programa que está creando.
2. Configuración del programa
- Seleccione el Tipo de programa que desea implementar.
- En el campo ¿Qué componentes desea que se utilicen en este programa?, marque los componentes que desea incluir. Las opciones disponibles, según la contratación vigente, son:
- Módulos interactivos
- Videos
- Videojuegos
- Newsletters
- Exámenes
- Encuestas
- Simulaciones de phishing y ransomware
- Para excluir un componente, desmárquelo de la lista. Por ejemplo, si desea que el programa contenga únicamente Módulos interactivos y Newsletters, desmarque el resto.
Utilice el botón Previsualizar programa para visualizar en detalle cada opción disponible antes de continuar.
3. Destinatarios
En esta sección pueden seleccionarse distintos tipos de agrupaciones como destinatarios de la campaña: Grupos, Áreas funcionales, Niveles jerárquicos, Grupos inteligentes y Usuarios individuales.
Puede combinar las agrupaciones seleccionadas de dos maneras:
- Asignar a los usuarios que pertenecen al menos a una agrupación de cada tipo.
- Asignar a los usuarios que pertenecen a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas.
Los usuarios deben pertenecer al menos a una agrupación de cada tipo. Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cada uno de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- Además, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- Adicionalmente, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- Y finalmente, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Los usuarios deben pertenecer a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas. Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cualquiera de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Los usuarios específicos asignados de manera individual son independientes de la configuración de agrupaciones definida.
4. Planificación
- Defina en qué semana del año comenzará el programa de concienciación.
5. Configuración extra para las campañas de exámenes
En caso de que el programa incluya campañas de exámenes, configure:
- Porcentaje para aprobar: defina el porcentaje mínimo de respuestas correctas necesarias para aprobar los exámenes del programa.
- Minutos disponibles: defina la cantidad de minutos que tendrá el usuario para completar los exámenes.
Guardado y generación del programa
- Una vez completadas todas las secciones, presione Guardar.
- La plataforma generará la calendarización del programa seleccionado.
El proceso de generación del programa puede demorar hasta 15 minutos, dependiendo de la cantidad de componentes seleccionados.
Gestión de programas y campañas creadas
Una vez creado un programa, las campañas pueden gestionarse desde distintas vistas del calendario.
Calendario
En Calendario > Campañas, las campañas pertenecientes a un programa se muestran identificadas con el símbolo de dos engranajes. Antes del inicio de cada campaña, es posible:
- Modificar usuarios asignados
- Ajustar la duración
- Cambiar el tópico
- Eliminar campañas específicas
Lista de campañas
En Calendario > Listas de campañas puede visualizar todas las campañas programadas y editarlas o eliminarlas.
Programas activos
En Calendario > Programas se muestra la lista de todos los programas activos, desde donde pueden editarse o eliminarse según sea necesario.
💡 Mejores prácticas
- Defina claramente el universo de usuarios antes de crear el programa para evitar reasignaciones posteriores.
- Utilice Previsualizar programa para validar los componentes y contenidos antes de guardar.
- Ajuste la planificación teniendo en cuenta los períodos de alta carga operativa de la organización para mejorar la tasa de finalización.
- Revise periódicamente las campañas desde Calendario > Campañas para mantener el programa alineado con los objetivos de concienciación.
- Combine este programa automático con campañas puntuales fuera del programa para reforzar temáticas críticas o reaccionar ante incidentes recientes.