Questo articolo spiega cos'è la modalità Assegnazione ricorrente e durata relativa, come configurarla durante la creazione di una campagna e come funziona l'assegnazione e riassegnazione automatica degli utenti.
Cos'è una campagna ricorrente?
Una campagna ricorrente non è un tipo di campagna a parte: è una modalità di assegnazione disponibile al momento di calendarizzare la maggior parte delle campagne di SMARTFENSE, da Campagne > Calendario > Nuova campagna > [Componente] > Più opzioni > Modalità.
Esistono due modalità:
- Assegnazione iniziale unica e data di scadenza specifica: tutti gli utenti destinatari vengono assegnati al raggiungimento della Data di inizio. Le modifiche apportate ai raggruppamenti dopo tale data non vengono considerate.
- Assegnazione ricorrente e durata relativa: la campagna verifica periodicamente gli utenti che soddisfano le condizioni di destinatario e li assegna automaticamente. La data di scadenza di ciascun utente viene calcolata in base alla Durata in giorni definita, a partire dal momento in cui viene assegnato.
A differenza dell'assegnazione unica, dove la data di scadenza è uguale per tutti gli utenti, in una campagna ricorrente ciascun utente ha la propria data di scadenza, calcolata dal momento in cui è entrato nella campagna.
Componenti disponibili
La modalità Assegnazione ricorrente e durata relativa è disponibile per:
- Moduli Interattivi
- Video
- Videogiochi
- Newsletter
- Esami
- Sondaggi
- Phishing, Ransomware e Smishing
Come configurarla durante la creazione della campagna
- Dal menù principale, accedere a Campagne > Calendario.
- Fare clic su Nuova campagna e selezionare il componente desiderato.
- Completare i dati di base della campagna (Gruppi, Argomento o Corso, Data di inizio, Data di scadenza).
- Fare clic su Più opzioni, nella parte inferiore della schermata.
- In Modalità, selezionare Assegnazione ricorrente e durata relativa.
- Definire la Durata in giorni: è il termine che avrà ciascun utente per completare l'attività, a partire dal momento in cui è stato assegnato.
Pianificazione: cosa fare con gli utenti che non completano l'attività
Selezionando Assegnazione ricorrente e durata relativa, può definire cosa accade agli utenti che non completano l'attività entro il termine. Questa impostazione si effettua nella sezione Pianificazione, con queste opzioni:
- Riassegnare la campagna.
- Indicare il numero di volte che desidera riassegnarla.
- Assegnarla a tempo indeterminato fino a quando l'utente non la completa.
Come funziona l'assegnazione automatica
- La piattaforma verifica periodicamente quali utenti soddisfano le condizioni di destinatario e li assegna senza intervento manuale.
- Gli utenti aggiunti a un raggruppamento destinatario dopo la Data di inizio vengono assegnati automaticamente, ma il giorno successivo alla modifica e allo stesso orario della Data di inizio: l'assegnazione non è immediata.
- Gli utenti rimossi dal raggruppamento dopo essere stati assegnati restano assegnati alla campagna; rimuoverli dal raggruppamento non li disassegna.
La colonna Numero di assegnazioni, disponibile in Audit > Dettaglio Campagna > Utenti assegnati alla campagna, indica quante volte è stato assegnato ciascun utente all'interno di campagne con riassegnazione automatica abilitata. Questo dato è disponibile anche nell'esportazione in Excel o CSV e negli endpoint API corrispondenti.
Relazione con la configurazione di assegnazione di ciascun componente
La riassegnazione automatica rispetta la configurazione di assegnazione propria di ciascun componente, disponibile in Impostazioni > Sensibilizzazione > [Componente] > Assegnazione di [Componente]. Tale configurazione definisce se un utente può ricevere nuovamente un contenuto già completato in precedenza, sia al di fuori di una campagna sia all'interno di una campagna ricorrente.
Quando si aggiunge un Esame come Azione derivata di un Modulo Interattivo o Video, è disponibile un'opzione propria, Assegnazione utenti all'Esame, che definisce se l'esame viene assegnato agli utenti che hanno già completato in precedenza l'argomento del componente principale selezionato in quella campagna. Questa opzione si configura durante la creazione dell'Azione derivata ed è indipendente dalla Modalità della campagna.
💡 Buone pratiche
- La modalità Assegnazione ricorrente e durata relativa funziona con qualsiasi tipo di destinatario (Gruppi, Aree funzionali, Livelli gerarchici, Gruppi intelligenti o Utenti individuali). Combinarla con i Gruppi intelligenti è un'opzione utile per automatizzare le campagne di inserimento dei nuovi collaboratori, non un requisito.
- Utilizzare questa modalità quando si prevedono ingressi o uscite frequenti di utenti durante la validità della campagna.
- Definire una Durata in giorni coerente con la complessità del contenuto, per evitare scadenze premature.
- Verificare la colonna Numero di assegnazioni nell'audit per individuare gli utenti che richiedono diverse riassegnazioni prima di completare l'attività.
- Configurare la campagna come Campagna di prova per convalidare il comportamento dell'assegnazione ricorrente senza incidere su report e audit.