Questo articolo spiega cos’è un gruppo intelligente, a cosa serve e come configurarlo. I gruppi intelligenti consentono che l’appartenenza degli utenti venga aggiornata automaticamente in base a criteri definiti dall’amministratore, senza compiti manuali ripetitivi.
Cos’è un gruppo intelligente?
Un gruppo intelligente è un tipo speciale di raggruppamento in cui l’appartenenza degli utenti viene aggiornata automaticamente in base a uno o più criteri definiti dal team amministrativo. Permette di gestire il programma di sensibilizzazione in modo dinamico.
È un componente distintivo della piattaforma: il gruppo rimane sempre aggiornato e può essere combinato in molteplici modi per soddisfare esigenze complesse.
A cosa servono?
I gruppi intelligenti abilitano una gestione professionale del piano di sensibilizzazione. Alcuni esempi:
- Creare un gruppo con gli utenti creati nell’ultimo mese per automatizzare l’induzione e assegnare loro campagne iniziali senza intervento manuale.
- Creare un gruppo con persone che non hanno completato contenuti nell’ultimo mese e che hanno un punteggio di rischio molto alto, per azioni di rafforzamento.
Se si stabilisce più di un criterio, gli utenti devono soddisfare tutti per far parte del gruppo.
Combinati con campagne di durata relativa, la piattaforma assegna contenuti automaticamente agli utenti che raggiungono un certo livello di rischio o soddisfano condizioni temporali.
Creazione di gruppi intelligenti
La gestione è disponibile in Utenti e gruppi > Gruppi intelligenti.
- Premere Nuovo gruppo intelligente per accedere alla schermata di creazione.
- Definire nome, descrizione e stato (Attivo o Inattivo).
- Premere Aggiungere criterio: si apre una finestra popup con le opzioni disponibili.
- Configurare il criterio. Man mano che lo si configura, la piattaforma indica quanti utenti soddisfano la configurazione.
- Ripetere il passaggio precedente per aggiungere criteri aggiuntivi se necessario
Non è possibile aggiungere o rimuovere manualmente utenti da questo tipo di gruppi. Gli utenti vengono aggiornati automaticamente ogni giorno.
Come funzionano i criteri?
I criteri sono regole che determinano quali utenti appartengono (o smettono di appartenere) al gruppo. Alcuni esempi frequenti:
- Antichità dell’utente nella piattaforma: utenti creati negli ultimi 30 giorni.
- Comportamento di apprendimento: utenti che non hanno completato contenuti negli ultimi 30 giorni.
- Livello di rischio: utenti il cui punteggio di rischio è molto alto.
Casi d’uso consigliati
Onboarding automatico (induzione)
Assegnazione di campagne introduttive ai collaboratori entrati nell’ultimo mese.
Rafforzamento mirato per rischio e rendimento
Segmentazione degli utenti con alto rischio e basso rispetto recente, per inviare loro contenuti o simulazioni specifiche e misurare la loro evoluzione.
Manutenzione continua con campagne di durata relativa
Automazione delle campagne quando le condizioni si ripresentano (per tempo o per comportamento), mantenendo un ciclo continuo di sensibilizzazione.
Uso del gruppo intelligente in una campagna
Quando si crea una nuova campagna, è possibile selezionare i gruppi intelligenti creati come destinatari del contenuto. Ciò consente di indirizzare campagne a segmenti dinamici basati su rischio, attività o antichità senza aggiornare manualmente le liste.
💡 Migliori pratiche
- Definire criteri chiari e misurabili (antichità, attività, punteggio di rischio) affinché i gruppi intelligenti riflettano correttamente la realtà del programma di sensibilizzazione.
- Combinare gruppi intelligenti con campagne di durata relativa per mantenere un flusso continuo di contenuti senza compiti manuali ricorrenti.
- Rivedere periodicamente la configurazione dei criteri per assicurarsi che rimangano allineati con le politiche di sicurezza e gli obiettivi di sensibilizzazione dell’organizzazione.
- Utilizzare i gruppi intelligenti per dare priorità alle azioni sugli utenti a maggior rischio, ottimizzando lo sforzo dell’amministratore e l’impatto del programma.