Questo articolo spiega come pianificare una campagna di Esami in SMARTFENSE, dettagliando ciascun campo di configurazione disponibile e gli indicatori raccolti dalla campagna.
Cosa sono gli Esami?
Gli Esami misurano l'assimilazione delle conoscenze degli utenti sugli argomenti di sensibilizzazione forniti dalla piattaforma. Consentono di validare, attraverso una valutazione con percentuale di superamento, il livello di comprensione raggiunto da ciascun utente.
Assegnazione degli Esami
SMARTFENSE consente di configurare se un utente può essere assegnato nuovamente a un Esame che ha già terminato in precedenza, sia al di fuori di una campagna sia all'interno di una campagna il cui stato è Terminata.
Prima di creare una campagna, riveda questa opzione per validare il comportamento desiderato da Configurazione > Awareness > Esame > Assegnazione degli Esami.
La piattaforma non assegnerà nuovamente un Esame a un utente se questo ha già lo stesso esame assegnato in un'altra campagna in corso. Questo comportamento non è configurabile.
Se nella configurazione di Assegnazione degli Esami ha selezionato Assegnare a tutti gli utenti destinatari ma notificare solo coloro che non hanno superato in precedenza l'Esame, gli utenti che soddisfano tale condizione non verranno notificati. Inoltre, all'interno delle statistiche della campagna, il valore dei record Inviato, Iniziato e Superato di questi utenti sarà quello della data di invio della campagna.
Creare la campagna
- Dal menu principale, acceda a Campagne > Calendario.
- Prema il pulsante Nuova campagna.
- Selezioni Esame.
Configurazione della campagna
In sostanza, le campagne di Esami richiedono i seguenti dati per essere pianificate:
- Gruppi
- Argomento
- Percentuale per superarlo
- Minuti disponibili
- Data di inizio
- Data di scadenza
SMARTFENSE rileva automaticamente il fuso orario del dispositivo dell'amministratore al momento della pianificazione. Le date e gli orari configurati saranno definiti nel fuso orario del dispositivo da cui sta creando la campagna.
Gruppi
Per impostazione predefinita, SMARTFENSE consente di selezionare Gruppi come destinatari di una campagna. Le altre opzioni possono essere visualizzate facendo clic sul pulsante Altre opzioni nella parte inferiore della schermata.
La piattaforma richiede di selezionare almeno un destinatario per pianificare una campagna.
Argomento
Definisce il tema dell'esame. È possibile scegliere un solo argomento per campagna.
Percentuale per superarlo
Definisce la percentuale di risposte corrette necessarie per superare l'esame.
Minuti disponibili
Definisce il numero di minuti che l'utente avrà per completare l'esame una volta iniziato.
Feedback
Il feedback dell'esame consiste in un riepilogo che elenca tutte le risposte fornite dall'utente e indica quali sono state risposte correttamente e quali in modo errato. Inoltre, aggiunge un messaggio o chiarimento per ciascuna delle risposte.
Il feedback viene mostrato all'utente al raggiungimento dell'ultima diapositiva dell'esame.
Data di inizio
Data in cui la campagna inizia a inviare le notifiche e a raccogliere statistiche.
A partire dalla Data di inizio, potrà modificare solo la Data di scadenza della campagna mentre questa è in corso. Questa azione può essere eseguita dal Calendario o dall'Elenco campagne. Per farlo, individui la campagna che desidera modificare e acceda a Vedi dettaglio campagna > Informazioni e azioni.
Data di scadenza
Data in cui la campagna smette di raccogliere statistiche.
Altre opzioni
I seguenti campi vengono visualizzati facendo clic sul pulsante Altre opzioni, situato nella parte inferiore della schermata.
Modalità
Definisce come gli utenti vengono assegnati alla campagna. Esistono due opzioni:
- Assegnazione iniziale unica e data di scadenza specifica: tutti gli utenti destinatari vengono assegnati al raggiungimento della Data di inizio. Le modifiche apportate ai raggruppamenti dopo tale data non vengono considerate.
- Assegnazione ricorrente e durata relativa: la campagna verifica periodicamente quali utenti soddisfano le condizioni di destinatario e li assegna automaticamente. La data di scadenza di ogni utente viene calcolata in base alla Durata in giorni definita, a partire dal momento in cui viene assegnato.
Quando seleziona Assegnazione ricorrente e durata relativa, può definire cosa accadrà agli utenti che non finiscono l'attività. Questo le consente di effettuare le seguenti configurazioni nella sezione Pianificazione:
- Riassegnare la campagna.
- Indicare il numero di volte in cui desidera riassegnarla.
- Assegnarla a tempo indeterminato finché l'utente non la termina.
Gestione degli utenti nelle campagne di Assegnazione ricorrente e durata relativa:
- Gli utenti aggiunti a un raggruppamento destinatario dopo la data di inizio vengono assegnati automaticamente, ma il giorno successivo alla modifica e nello stesso orario della data di inizio (non è immediato).
- Gli utenti rimossi dal raggruppamento dopo essere stati assegnati restano assegnati alla campagna.
Combini campagne di Assegnazione ricorrente e durata relativa con Gruppi intelligenti per campagne di onboarding.
Destinatari
In questa sezione possono essere selezionati diversi tipi di raggruppamenti come destinatari della campagna: Gruppi, Aree funzionali, Livelli gerarchici, Gruppi intelligenti e Utenti individuali.
Può combinare i raggruppamenti selezionati in due modi:
- Assegnare agli utenti che appartengono ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo.
- Assegnare agli utenti che appartengono a uno qualsiasi dei raggruppamenti selezionati.
Gli utenti devono appartenere ad almeno un raggruppamento di ciascun tipo
Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano ciascuno dei seguenti punti:
- Far parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Inoltre, far parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Inoltre, far parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- E infine, far parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Gli utenti devono appartenere a uno qualsiasi dei raggruppamenti selezionati
Saranno assegnati alla campagna gli utenti che soddisfano uno qualsiasi dei seguenti punti:
- Far parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
- Oppure, far parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
- Oppure, far parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
- Oppure, far parte di almeno uno dei Gruppi intelligenti selezionati.
Invio dei promemoria
Nella sezione di pianificazione potrà definire se l'invio dei promemoria avviene utilizzando le date predefinite da SMARTFENSE o personalizzate. Se l'opzione non è visibile, deve attivarla da Configurazione > Notifiche > Promemoria e selezionare Invia promemoria. Attivando questa opzione, nella stessa schermata può configurare la frequenza dei promemoria e il Mezzo di invio e contenuto.
Notifiche
Consente di configurare se la campagna invia email di assegnazione e promemoria agli utenti destinatari. Se sceglie di inviare email di notifica, può personalizzare l'URL di assegnazione e promemoria. Le email includono un URL che porta l'utente alla piattaforma SMARTFENSE. Se la sua organizzazione richiede un URL diverso, attivi l'opzione Utilizza URL personalizzato.
Dati della campagna
- Nome: identifica la campagna all'interno della piattaforma.
- Descrizione: viene mostrata sul calendario quando si posiziona il cursore sulla campagna.
- Campagna di prova: se attiva questa opzione, la campagna viene eseguita senza influire sui report né generare record nell'audit di utenti o campagne.
Avanzato
Ordine delle domande
Definisce se le domande dell'esame verranno mostrate a tutti gli utenti nello stesso ordine fisso, o se ogni utente vedrà le domande in un ordine casuale.
Numero di tentativi disponibili per superare l'esame
Consente di stabilire il numero di tentativi che ogni utente finale avrà per superare l'esame assegnato.
Una volta superato l'esame, non è possibile effettuare tentativi aggiuntivi per migliorare il punteggio.
Anteprima
Prima di salvare la campagna, può rivedere il contenuto che riceveranno gli utenti:
- Anteprima: mostra l'argomento di Esame selezionato, senza considerare gli altri parametri configurati. L'anteprima mostra sempre il feedback nell'ultima diapositiva.
L'anteprima dell'esame non rispetta i Minuti disponibili configurati nella campagna: utilizza una durata standard. Per validare il tempo configurato, lanci una Campagna di prova.
Indicatori raccolti dalla campagna
Una volta avviata, la campagna registra i seguenti indicatori:
- Inviati: è stata registrata l'assegnazione della campagna all'utente.
- Iniziati: l'utente ha iniziato l'esame assegnato.
- Superati: l'utente ha superato l'esame assegnato.
- Non superati: l'utente non ha superato l'esame assegnato.
💡 Buone pratiche
- Definisca i Gruppi e i raggruppamenti prima di pianificare per evitare assegnazioni errate.
- Regoli la Percentuale per superarlo e i Minuti disponibili in base al profilo dell'utente destinatario per migliorare la partecipazione e il tasso di superamento.
- Utilizzi la modalità Assegnazione ricorrente e durata relativa se sono previste frequenti aggiunte o rimozioni di utenti durante la durata della campagna.
- Verifichi la configurazione dei promemoria in Configurazione > Notifiche > Promemoria prima di lanciare la campagna, per ridurre gli esami non iniziati.
- Utilizzi Anteprima per validare l'argomento e il feedback prima di salvare.
- Configuri la campagna come Campagna di prova per validare internamente i Minuti disponibili e il flusso dell'esame senza influire sui report né sull'audit.