Questo articolo descrive come amministrare utenti e gruppi nell'istanza: creazione, modifica, azioni di massa, stati, ruoli, comunicazioni automatiche e gestione delle password. È rivolto agli amministratori e ai partner tecnici che configurano e gestiscono la piattaforma.
Gestione degli utenti
La sezione Utenti e gruppi > Utenti consente di amministrare sia gli utenti amministrativi che gli utenti finali. Da lì è possibile creare, modificare e applicare azioni di massa.
Vista generale
La vista generale mostra i filtri disponibili e la tabella principale con tutti gli utenti. Facendo clic sul nome di un utente si apre la vista di modifica.
Per creare un nuovo utente, premere il pulsante Nuovo utente nell'angolo superiore destro.
Filtri disponibili
La vista consente di combinare i seguenti filtri per individuare gli utenti:
- Filtra per gruppo
- Filtra per area funzionale
- Filtra per livello gerarchico
- Filtra per stato
- Filtra per ruolo
- Filtra per lingua
Funzioni della tabella
- Cercare: individua gli utenti per nome.
- Visualizzare: definisce il numero di record visibili per pagina.
- Esportare: mostra quattro opzioni di download:
- Excel con la struttura per importare utenti in SMARTFENSE: modello pronto da compilare e utilizzare per un'importazione.
- CSV con la struttura per importare utenti in SMARTFENSE: stesso formato in CSV.
- Excel con le informazioni complete di questa tabella (non adatto per l'importazione): esporta i dati attuali della tabella.
- CSV con le informazioni complete di questa tabella (non adatto per l'importazione): stesso formato in CSV.
Colonne ordinabili
È possibile ordinare la tabella facendo clic sull'intestazione delle seguenti colonne: Utente, Nome, Cognome, Email, Gruppi, Livelli gerarchici e ID Dipendente.
Azioni per utente
Ogni riga della tabella include una colonna Azioni con le seguenti opzioni:
- Reimpostare la password: disponibile quando il metodo di autenticazione dell'utente è tramite credenziali di SMARTFENSE, oppure quando si tratta di un utente amministratore. Invia all'utente un'email per reimpostare la password.
- Disattivare 2FA: disponibile solo per gli utenti che hanno attivato l'autenticazione a due fattori. Eseguendo questa azione, il 2FA dell'utente viene disattivato.
Azioni di massa sugli utenti
Selezionando uno o più utenti dalla tabella, sono disponibili le seguenti azioni di massa:
- Elimina selezionati
- Attiva / Disattiva
- Anonymizza
- Assegna gruppi
- Assegna lingua
- Assegna badge (solo se hai attivato il componente di gamification)
- Esporta
Eliminazione utenti
È possibile eliminare solo gli utenti che non hanno attività registrata sulla piattaforma. Questo preserva la coerenza dei registri di audit.
Se un utente ha attività registrata, si consiglia di cambiare il suo stato in inattivo e poi anonimizzarlo, anziché eliminarlo.
Stati dell’utente
Ogni utente può essere in uno dei seguenti stati:
- Attivo: può effettuare il login, ricevere notifiche, essere assegnato a campagne e conta come licenza attiva.
- Inattivo: non può effettuare il login, non riceve notifiche, i tentativi di accesso mostrano contenuto non disponibile o la schermata di login. Rimane nel database e può essere riattivato.
Anonymizzazione degli utenti
L’azione Anonymizza è irreversibile. Quando viene eseguita:
- Lo stato dell’utente cambia in Inattivo.
- I dati personali vengono sostituiti da stringhe casuali (hash).
- La foto del profilo viene rimossa.
- L’utente viene rimosso da tutti i gruppi.
- L’utente anonimizzato non conta più come licenza.
Assegnare gruppi, lingua e badge
- Assegna gruppi: seleziona gli utenti e assegna i gruppi da Utenti e gruppi > Gruppi.
- Assegna lingua: seleziona gli utenti, clicca su Assegna lingua, scegli la lingua e conferma.
- Assegna badge: richiede il componente di gamification. Seleziona gli utenti, clicca su Assegna badge, scegli il badge e conferma.
Se la tua organizzazione importa o sincronizza utenti (ad esempio da Microsoft Entra ID o Google Workspace), la piattaforma prende la lingua definita nel dominio di origine. Se modifichi manualmente la lingua, questa non verrà sovrascritta nelle sincronizzazioni future.
Esportare e importare per modifiche di massa
Per modificare un grande volume di utenti, il flusso consigliato è:
- Esportare l’elenco dalla sezione Utenti e gruppi > Utenti.
- Modificare il file CSV risultante.
- Reimportarlo da Utenti e gruppi > Importazione e sincronizzazione > Manualmente da file CSV.
Ruoli degli utenti
I ruoli definiscono i permessi dell’utente all’interno della piattaforma.
Ruoli amministrativi
| Ruolo | Ambito |
|---|---|
| Amministratore | Accesso totale alla piattaforma. |
| Amministratore configurazioni | Configurazione generale dell’istanza. |
| Amministratore utenti e gruppi | Gestione di utenti e gruppi. |
| Amministratore campagne | Gestione ed esecuzione delle campagne. |
| Amministratore contenuti | Creazione e modifica dei contenuti. |
| Implementatore | Attività operative di implementazione. |
| Auditor | Sola lettura. |
| Amministratore piano di sensibilizzazione | Combina i permessi di Amministratore contenuti e Amministratore campagne. |
Ruoli non amministrativi
- Utente finale: ruolo predefinito dei destinatari delle campagne.
Email di benvenuto
Il comportamento dell’email di benvenuto varia in base al ruolo e al metodo di autenticazione.
Utenti con ruolo amministrativo
L’email di benvenuto viene inviata automaticamente alla creazione dell’utente.
Utenti con ruolo non amministrativo
- Se l’organizzazione ha configurato un’autenticazione senza credenziali, non viene inviata l’email di benvenuto.
- Se l’autenticazione richiede credenziali, l’email viene inviata poco prima del primo accesso.
Cambio di ruolo
Se un utente cambia in un ruolo amministrativo e non ha mai ricevuto l’email di benvenuto, la piattaforma la invia automaticamente.
Assegnando un Modulo Interattivo a un utente che non ha mai ricevuto il benvenuto, prima viene inviata l’email di benvenuto e poi quella di assegnazione, separate da almeno 30 secondi per garantire l’ordine. Questo vale anche per Esami e Sondaggi, che richiedono autenticazione.
In Newsletter e Simulazioni non viene inviata l’email di benvenuto perché non richiedono login.
Gli utenti amministratori possono sempre accedere con credenziali, anche se l’organizzazione usa altri metodi di autenticazione.
Reset password
Come amministratore
- Accedi a Utenti e gruppi > Utenti.
- Scorri verso destra nella riga dell’utente.
- Premi Resetta password.
Come utente finale
L’utente finale può resettare la propria password dall’opzione Hai dimenticato la password? nella schermata di login.
Gestione gruppi
I gruppi si gestiscono da Utenti e gruppi > Gruppi.
Da questa sezione puoi:
- Creare un Nuovo gruppo e gestire gli utenti che ne fanno parte.
- Eliminare gruppi, solo se non hanno utenti assegnati.
- Attivare / Disattivare gruppi. L’azione non influisce sullo stato dei membri: il gruppo rimane visibile nella tabella ma non sarà disponibile per la creazione di campagne mentre è disattivato.
- Pulire automaticamente i gruppi. Prima della pulizia, i gruppi non devono avere utenti assegnati.
- Esportare gruppi.
- Cambiare il tipo di uno o più gruppi, passando da Creato manualmente a Creato automaticamente o viceversa.
💡 Best practice
- Mantieni aggiornati ruoli e gruppi per evitare assegnazioni errate che possano compromettere la sicurezza o il corretto svolgimento delle campagne.
- Controlla periodicamente gli utenti inattivi per decidere se riattivarli, anonimizzarli o mantenerli, in base alla politica dati e alle licenze dell’istanza.
- Documenta internamente chi può eseguire azioni di massa (eliminare, anonimizzare, assegnare gruppi o lingua) e secondo quali criteri, per mantenere il controllo amministrativo.
- Sfrutta l’esportazione e importazione degli utenti per gestire modifiche in blocco, specialmente in ambienti in cui un partner gestisce più clienti o grandi volumi di utenti.
- Usare il pulsante Cambia tipo per stabilizzare i gruppi creati automaticamente che devono restare fissi, invece di ricrearli manualmente.