Questo articolo spiega come creare, configurare e gestire un programma di sensibilizzazione automatico in SMARTFENSE, permettendo di distribuire campagne formative in modo pianificato e allineato agli obiettivi dell’organizzazione.
Descrizione generale
La funzionalità Programma di sensibilizzazione automatico consente di gestire programmi di sensibilizzazione composti da campagne predefinite, distribuite in un periodo da 1 a 3 anni, e rivolte a uno specifico universo di utenti.
È possibile accedere a questa funzionalità da Campagne > Programmi, dove è possibile creare e configurare un nuovo programma di sensibilizzazione.
I programmi sono costituiti da un insieme di campagne che vengono assegnate agli utenti in base a gruppi, aree funzionali, livelli gerarchici e/o utenti specifici.
Una volta creato il programma, tutte le campagne associate saranno visibili sia nel calendario sia nell’elenco delle campagne, da dove è possibile modificarle singolarmente.
Creazione di un nuovo programma
All’interno della sezione Campagne > Programmi, cliccando su Nuovo programma, vengono presentate le opzioni per configurare un nuovo programma di sensibilizzazione.
Sezione: Dati generali del programma
Nome: permette di definire un nome identificativo per facilitare la gestione dei diversi programmi.
Descrizione: permette di aggiungere una descrizione del programma che si sta creando.
Sezione: Configurazione del programma
Tipo di programma: permette di selezionare il tipo di programma che si desidera implementare.
| Nota: È possibile utilizzare il pulsante Anteprima programma per visualizzare in dettaglio ogni opzione disponibile. |
Quali componenti desidera utilizzare in questo programma?
Il programma di sensibilizzazione è composto da un insieme di campagne che possono includere diversi componenti, secondo il contratto in essere:Moduli interattivi
Video
Videogiochi
Newsletter
Esami
Sondaggi
Simulazioni di phishing e ransomware
Questo campo permette di selezionare quali componenti includere nel programma. Ad esempio, se si desidera che il programma contenga solo Moduli interattivi e Newsletter, sarà necessario deselezionare gli altri componenti.
Sezione: Destinatari
In questa sezione si definiscono i destinatari del programma. È possibile selezionare diversi tipi di raggruppamenti:
Gruppi
Aree funzionali
Livelli gerarchici
Utenti specifici
Si deve inoltre indicare come combinare i raggruppamenti tramite il campo In che modo desidera combinare i raggruppamenti selezionati?
| Nota: Il modo in cui vengono combinati i raggruppamenti dipende dal valore selezionato nel campo In che modo desidera combinare i raggruppamenti selezionati? |
Opzione 1: Gli utenti devono appartenere almeno a un raggruppamento di ogni tipo
Saranno assegnati al programma gli utenti che soddisfano tutti i seguenti criteri:
Far parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
Far parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
Far parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
Opzione 2: Gli utenti devono appartenere a uno qualsiasi dei raggruppamenti selezionati
Saranno assegnati al programma gli utenti che soddisfano uno dei seguenti criteri:
Far parte di almeno uno dei Gruppi selezionati.
Oppure, far parte di almeno una delle Aree funzionali selezionate.
Oppure, far parte di almeno uno dei Livelli gerarchici selezionati.
Inoltre, in questa sezione è possibile selezionare utenti individualmente. Gli utenti assegnati individualmente sono indipendenti dalla configurazione dei raggruppamenti definita.
Sezione: Pianificazione
Permette di stabilire in quale settimana dell’anno inizierà il programma di sensibilizzazione.
Sezione: Configurazione extra per le campagne di esami
Nel caso in cui il programma includa campagne di esami, è possibile configurare:
Percentuale per superare: definisce la percentuale minima di risposte corrette necessarie per superare gli esami del programma.
Minuti disponibili: definisce il numero di minuti che l’utente avrà a disposizione per completare gli esami.
Salvataggio e generazione del programma
Una volta completata la configurazione di tutte le sezioni, è necessario cliccare su Salva affinché venga generata la calendarizzazione del programma selezionato.
| Nota: Il processo di generazione del programma può richiedere fino a 15 minuti, a seconda del numero di componenti selezionati. |
Considerazioni importanti
Le modifiche a campagne specifiche, come aggiungere o rimuovere gruppi, cambiare date o eliminare campagne, si effettuano da Campagne > Calendario, accedendo a ciascuna campagna in particolare.
Esistono diversi programmi disponibili, con vari livelli di difficoltà e orientati al rispetto di differenti normative.
Selezionando un programma, è possibile visualizzarne i contenuti in anteprima tramite il pulsante Anteprima campagna, situato in fondo alla pagina.
Gestione di programmi e campagne create
Una volta creato un programma:
In Calendario > Campagne, le campagne appartenenti a un programma sono identificate con il simbolo di due ingranaggi.
Da qui, prima dell’avvio di ciascuna campagna, è possibile:
Modificare gli utenti assegnati
Regolare la durata
Cambiare l’argomento
Eliminare campagne specifiche
In Calendario > Elenchi campagne, è possibile visualizzare tutte le campagne programmate e modificarle o eliminarle.
In Calendario > Programmi, viene mostrato l’elenco di tutti i programmi attivi, da dove possono essere modificati o eliminati secondo necessità.
💡 Best practice
Definire chiaramente l’universo di utenti prima di creare il programma per evitare riassegnazioni successive.
Utilizzare l’opzione Anteprima programma per validare componenti e contenuti prima di salvare.
Regolare la pianificazione tenendo conto dei periodi di elevato carico operativo per migliorare il tasso di completamento.
Rivedere periodicamente le campagne da Calendario > Campagne per mantenere il programma allineato agli obiettivi di sensibilizzazione.