Questo articolo spiega come configurare la notifica di benvenuto in SMARTFENSE, il suo comportamento automatico, le opzioni disponibili per definire il mezzo di invio e come adattare la lingua in base alla configurazione degli utenti dell'organizzazione.
Descrizione generale
La notifica di benvenuto contiene le informazioni necessarie affinché un utente finale possa accedere per la prima volta alla piattaforma SMARTFENSE.
Questa notifica può essere inviata automaticamente secondo la configurazione scelta nella piattaforma da Configurazione > Notifiche > Benvenuto
Opzioni disponibili:
Inviare notifica di benvenuto
Non inviare notifica di benvenuto
| Nota: gli utenti con ruolo di amministratore ricevono sempre la notifica di benvenuto al momento della loro creazione. |
Inoltre, SMARTFENSE permette che le notifiche vengano inviate in diverse lingue, in base alle lingue configurate nei profili degli utenti dell'organizzazione.
In questo modo, ogni utente riceverà la notifica nella propria lingua, migliorando la comprensione e l'esperienza d'uso.
Come viene inviata la notifica di benvenuto?
L'invio è automatico e trasparente. L'utente amministratore deve solo creare campagne come di consueto.
Se un utente assegnato a una campagna deve ricevere la notifica di benvenuto, questa verrà inviata prima della notifica di assegnazione, garantendo che l'utente possa accedere senza inconvenienti.
Affinché un utente riceva la notifica di benvenuto:
Deve essere assegnato a una campagna.
La campagna deve essere di uno dei seguenti tipi:
Moduli Interattivi, Video, Videogiochi, Esami o Sondaggi.
Condizioni di invio
Esistono due comportamenti configurabili per definire a chi verrà inviata la notifica:
Inviare a tutti gli utenti finali che non l'hanno ricevuta in precedenza
Ogni utente riceverà la notifica di benvenuto una sola volta.
Ideale per ambienti in cui si desidera evitare email ripetute.
Inviare solo a quegli utenti finali che non hanno registrato un accesso
Un utente può ricevere la notifica più di una volta se non ha effettuato l'accesso.
Questa opzione garantisce che chi non è ancora entrato nel sistema riceva promemoria per ogni campagna assegnata.
Mezzo di invio e contenuto
La piattaforma consente di selezionare il canale e il tipo di notifica da utilizzare:
Inviare notifica propria di SMARTFENSE tramite email
Inviare notifica personalizzata tramite email
Inviare notifica propria di SMARTFENSE tramite Slack
Inviare notifica propria di SMARTFENSE tramite Microsoft Teams
Ogni opzione adatta il formato del messaggio al canale selezionato, mantenendo le informazioni essenziali per l'accesso iniziale dell'utente.
Chiarimento:
Quando si crea un utente con il ruolo di utente finale, non riceve alcuna email di notifica. Per l’utente, l’appartenenza alla piattaforma è trasparente. Riceverà l’email di benvenuto solo la prima volta che gli viene assegnato un Modulo Interattivo, un Video, un Esame o un Sondaggio.
Se un utente viene creato nella piattaforma con il ruolo di Utente finale e viene cambiato il ruolo in Amministratore, riceverà un messaggio di benvenuto per creare la password con il ruolo di Amministratore.
Se un utente con il ruolo di Amministratore viene modificato per avere il ruolo di Utente finale e successivamente gli viene nuovamente assegnato il ruolo di Amministratore, non riceverà nuovamente l'email di benvenuto, poiché l'ha già ricevuta quando è stato creato come amministratore la prima volta.
Se è necessario che l'utente riceva una nuova email, è possibile inviare manualmente un reset della password che arriverà all'utente nella sua casella di posta. Dalla stessa sezione in cui si creano manualmente gli utenti: Utenti e gruppi -> Utenti, nel campo di ricerca inserire il nome dell'utente, con la barra inferiore spostarsi a destra e premere il pulsante "Resetta Password".
💡 Best practice
Utilizzare Inviare a tutti gli utenti finali che non l'hanno ricevuta in precedenza per evitare duplicati inutili.
Sfrutta la capacità multilingue della piattaforma per inviare notifiche nella lingua corrispondente a ciascun utente, migliorando l'efficacia della comunicazione.
Se la tua organizzazione utilizza Slack o Microsoft Teams, configura questi canali per migliorare il tasso di consegna e ridurre la dipendenza dall'email.
Rivedi periodicamente la configurazione delle notifiche in Configurazione > Notifiche per mantenere la coerenza nella comunicazione istituzionale.
Prima di lanciare una campagna, conferma che gli utenti siano correttamente assegnati affinché l'invio avvenga automaticamente.