Este artículo explica qué es la modalidad Asignación recurrente y duración relativa, cómo configurarla al crear una campaña y cómo se comporta la asignación y reasignación automática de usuarios.
¿Qué es una campaña recurrente?
Una campaña recurrente no es un tipo de campaña aparte: es una modalidad de asignación disponible al calendarizar la mayoría de las campañas de SMARTFENSE, desde Campañas > Calendario > Nueva campaña > [Componente] > Más opciones > Modalidad.
Existen dos modalidades:
- Asignación inicial única y fecha de expiración específica: todos los usuarios destinatarios son asignados al llegar la Fecha de inicio. Los cambios realizados en las agrupaciones después de esa fecha no se consideran.
- Asignación recurrente y duración relativa: la campaña verifica periódicamente los usuarios que cumplen las condiciones de destinatario y los asigna de forma automática. La fecha de expiración de cada usuario se calcula en función de la Duración en días definida, a partir del momento en que es asignado.
A diferencia de la asignación única, donde la fecha de expiración es la misma para todos los usuarios, en una campaña recurrente cada usuario tiene su propia fecha de expiración, calculada desde el momento en que ingresó a la campaña.
Componentes disponibles
La modalidad Asignación recurrente y duración relativa está disponible en:
- Módulos Interactivos
- Vídeos
- Videojuegos
- Newsletters
- Exámenes
- Encuestas
- Phishing, Ransomware y Smishing
Cómo configurarla al crear la campaña
- Desde el menú principal, ingrese a Campañas > Calendario.
- Presione el botón Nueva campaña y seleccione el componente deseado.
- Complete los datos básicos de la campaña (Grupos, Tópico o Curso, Fecha de inicio, Fecha de expiración).
- Haga clic en Más opciones, en la parte inferior de la pantalla.
- En Modalidad, seleccione Asignación recurrente y duración relativa.
- Defina la Duración en días: es el plazo que tendrá cada usuario para completar la actividad, contado desde el momento en que fue asignado.
Planificación: qué hacer con los usuarios que no finalizan
Al seleccionar Asignación recurrente y duración relativa, puede definir qué ocurre con los usuarios que no finalizan la actividad dentro del plazo. Esta configuración se realiza en la sección Planificación, con estas opciones:
- Asignar nuevamente la campaña.
- Indicar la cantidad de veces que desea reasignarla.
- Asignarla de manera indefinida hasta que el usuario la finalice.
Cómo funciona la asignación automática
- La plataforma revisa periódicamente qué usuarios cumplen las condiciones de destinatario y los asigna sin intervención manual.
- Los usuarios que se agregan a una agrupación destinataria después de la Fecha de inicio se asignan automáticamente, pero al día siguiente de la edición y en el mismo horario que la Fecha de inicio: la asignación no es inmediata.
- Los usuarios que se quitan de la agrupación después de estar asignados siguen asignados a la campaña; quitarlos de la agrupación no los desasigna.
La columna Cantidad de asignaciones, disponible en Auditoría > Detalle de Campaña > Usuarios asignados a la campaña, indica cuántas veces fue asignado cada usuario dentro de campañas con reasignación automática habilitada. Este dato también está disponible en la exportación a Excel o CSV y en los endpoints de API correspondientes.
Relación con la configuración de asignación de cada componente
La reasignación automática respeta la configuración de asignación propia de cada componente, disponible en Configuración > Concientización > [Componente] > Asignación de [Componente]. Esa configuración define si un usuario puede volver a recibir un contenido que ya finalizó previamente, tanto fuera de una campaña como dentro de una campaña recurrente.
Cuando agrega un Examen como Acción derivada de un Módulo Interactivo o Vídeo, cuenta con una opción propia, Asignación de usuarios al Examen, que define si el examen se asigna a los usuarios que ya finalizaron previamente el tópico del componente principal seleccionado en esa campaña. Esta opción se configura al armar la Acción derivada y es independiente de la Modalidad de la campaña.
💡 Mejores prácticas
- La modalidad Asignación recurrente y duración relativa funciona con cualquier tipo de destinatario (Grupos, Áreas funcionales, Niveles jerárquicos, Grupos inteligentes o Usuarios individuales). Combinarla con Grupos inteligentes es una opción útil para automatizar campañas de inducción de nuevos colaboradores, no un requisito.
- Usar esta modalidad cuando se esperan altas o bajas frecuentes de usuarios durante la vigencia de la campaña.
- Definir una Duración en días acorde a la complejidad del contenido, para no generar vencimientos prematuros.
- Revisar la columna Cantidad de asignaciones en la auditoría para identificar usuarios que requieren varias reasignaciones antes de finalizar.
- Configurar la campaña como Campaña de prueba para validar el comportamiento de la asignación recurrente sin afectar reportes ni auditoría.