Cómo configurar el servidor de correo de SMARTFENSE

Este artículo explica cómo configurar la plataforma para enviar correos desde los servidores de SMARTFENSE, y qué información debe proporcionar al equipo de IT del cliente para garantizar la entrega correcta de los mensajes.

Cuándo se utiliza el servidor de SMARTFENSE

El Servidor de SMARTFENSE es la opción seleccionada por defecto en Configuración > Servidor de correo. Con esta configuración, los correos de bienvenida, asignación de contenidos, recordatorios y notificaciones del sistema se envían desde la infraestructura de SMARTFENSE.

Si la organización del cliente tiene filtros de correo estrictos, listas de bloqueo o reglas de cuarentena, es posible que los correos no lleguen a los usuarios. La configuración de la whitelist previene este problema.

Para una mejor adherencia al programa de concientización, siempre recomendamos configurar el servidor de correo propio. Los correos que llegan desde el dominio de la organización generan mayor confianza en los usuarios y reducen la fricción de entrega. Consulte el artículo Cómo configurar el servidor de correo propio en SMARTFENSE para más información.

Configuración en SMARTFENSE

1. Ingrese a SMARTFENSE con una cuenta de administrador.
2. Vaya a Configuración > Servidor de correo.
3. Seleccione la opción Servidor de SMARTFENSE y presione Siguiente.
4. Complete el campo Responder a con la dirección de correo electrónico a la cual serán dirigidas las respuestas de los usuarios finales ante las notificaciones de la plataforma.
5. Presione Guardar.

La dirección definida en Responder a debe pertenecer a la organización y debe ser revisada con frecuencia, ya que los usuarios finales suelen responder los correos recibidos desde la plataforma expresando dudas, necesidades de asistencia u opiniones.

Datos para la whitelist

Los correos se envían desde la cuenta info@mail-takesecurity.com. El equipo de IT del cliente debe autorizar el dominio y las IPs de envío para garantizar la entrega.

Dominio remitente

IPs fijas de envío

Qué configurar en el servidor de correo del cliente

El equipo de IT del cliente debe realizar las siguientes acciones según su infraestructura:

• Agregar el dominio mail-takesecurity.com a la lista de remitentes seguros.
• Autorizar las cuatro IPs listadas en las reglas de firewall o en las políticas de filtrado de correo entrante.
• Si utilizan Microsoft Exchange Online o Google Workspace, crear un conector o regla de transporte que acepte los mensajes provenientes de esas IPs y ese dominio.
• Revisar que no existan reglas de cuarentena o listas negras que bloqueen el dominio mail-takesecurity.com.

Si los usuarios reportan que no reciben los correos de SMARTFENSE, el primer paso de diagnóstico es verificar la carpeta de spam o cuarentena y confirmar que el dominio y las IPs estén en la whitelist.

💡 Mejores prácticas

• Para una mejor adherencia al programa de concientización, configure el Servidor propio en lugar del servidor de SMARTFENSE: los correos enviados desde el dominio de la organización generan mayor confianza en los usuarios y mejoran las tasas de apertura e interacción. Consulte el artículo Cómo configurar el servidor de correo propio en SMARTFENSE.
• Compartir el dominio y las IPs de envío con el equipo de IT del cliente antes del lanzamiento de la primera campaña, para evitar problemas de entrega desde el inicio.
• Utilizar en el campo Responder a una dirección que pertenezca a la organización y que sea revisada regularmente, ya que los usuarios finales suelen responder los correos de la plataforma con consultas.
• Solicitar al equipo de IT que confirme la aplicación de la whitelist antes de enviar correos masivos.
• Si el cliente utiliza Microsoft Exchange Online, considerar la configuración de un conector de entrada que acepte explícitamente los mensajes de mail-takesecurity.com.
• Ante problemas de entrega persistentes, solicitar al equipo de IT los logs de recepción del servidor de correo para identificar la causa del bloqueo.