Este artículo explica qué es un grupo inteligente, para qué sirve y cómo configurarlo. Los grupos inteligentes permiten que la membresía de usuarios se actualice automáticamente según criterios definidos por el administrador, sin tareas manuales repetitivas.
¿Qué es un grupo inteligente?
Un grupo inteligente es un tipo especial de agrupación en la cual la membresía de usuarios se actualiza automáticamente según uno o más criterios definidos por el equipo administrador. Permite gestionar el programa de concienciación de forma dinámica.
Es un componente diferencial de la plataforma: el grupo se mantiene siempre al día y puede combinarse de múltiples maneras para cubrir necesidades complejas.
¿Para qué sirven?
Los grupos inteligentes habilitan una gestión profesional del plan de concienciación. Algunos ejemplos:
- Crear un grupo con los usuarios creados en el último mes para automatizar la inducción y asignarles campañas iniciales sin intervención manual.
- Crear un grupo con personas que no completaron contenidos en el último mes y que tienen scoring de riesgo muy alto, para acciones de refuerzo.
Si se establece más de un criterio, los usuarios deberán cumplir con todos para ser parte del grupo.
Combinados con campañas de duración relativa, la plataforma asigna contenidos automáticamente a los usuarios que alcanzan cierto nivel de riesgo o cumplen condiciones temporales.
Creación de grupos inteligentes
La gestión está disponible en Usuarios y grupos > Grupos inteligentes.
- Presione Nuevo grupo inteligente para acceder a la pantalla de creación.
- Defina nombre, descripción y estado (Activo o Inactivo).
- Presione Agregar criterio: se abre una ventana emergente con las opciones disponibles.
- Configure el criterio. A medida que lo va conformando, la plataforma informa cuántos usuarios cumplen con la configuración.
- Repita el paso anterior para agregar criterios adicionales si los necesita.
No es posible añadir o quitar manualmente usuarios de este tipo de grupos. Los usuarios se actualizan automáticamente de manera diaria.
¿Cómo funcionan los criterios?
Los criterios son reglas que determinan qué usuarios pertenecen (o dejan de pertenecer) al grupo. Algunos ejemplos frecuentes:
- Antigüedad del usuario en la plataforma: usuarios creados en los últimos 30 días.
- Comportamiento de aprendizaje: usuarios que no finalizaron contenidos en los últimos 30 días.
- Nivel de riesgo: usuarios cuyo scoring de riesgo sea muy alto.
Casos de uso recomendados
Onboarding automático (inducción)
Asignación de campañas introductorias a colaboradores que ingresaron en el último mes.
Refuerzo focalizado por riesgo y desempeño
Segmentación de usuarios con alto riesgo y bajo cumplimiento reciente, para enviarles contenidos o simulaciones específicas y medir su evolución.
Mantenimiento continuo con campañas de duración relativa
Automatización de campañas cuando las condiciones vuelven a cumplirse (por tiempo o por comportamiento), manteniendo un ciclo continuo de concienciación.
Uso del grupo inteligente en una campaña
Al crear una nueva campaña, puede seleccionar los grupos inteligentes creados como destinatarios del contenido. Esto le permite dirigir campañas a segmentos dinámicos basados en riesgo, actividad o antigüedad sin actualizar manualmente las listas.
💡 Mejores prácticas
- Defina criterios claros y medibles (antigüedad, actividad, scoring de riesgo) para que los grupos inteligentes reflejen correctamente la realidad de su programa de concienciación.
- Combine grupos inteligentes con campañas de duración relativa para mantener un flujo continuo de contenidos sin tareas manuales recurrentes.
- Revise periódicamente la configuración de los criterios para asegurar que sigan alineados con las políticas de seguridad y los objetivos de concienciación de la organización.
- Use grupos inteligentes para priorizar acciones sobre los usuarios de mayor riesgo, optimizando el esfuerzo del administrador y el impacto del programa.