Este artículo explica cómo calendarizar una campaña de Encuestas en SMARTFENSE, detallando cada campo de configuración disponible y los indicadores que recolecta la campaña.
¿Qué son las Encuestas?
Las Encuestas permiten conocer la opinión de los usuarios respecto a distintos tópicos, tanto de manera personal como anónima. Son útiles para relevar percepciones, recolectar feedback y medir el grado de adopción de las iniciativas de concienciación.
Crear la campaña
- Desde el menú principal, ingrese a Campañas > Calendario.
- Presione el botón Nueva campaña.
- Seleccione Encuesta.
Configuración de la campaña
Esencialmente, las campañas de Encuestas requieren los siguientes datos para ser calendarizadas:
- Grupos
- Tópico
- Fecha de inicio
- Fecha de expiración
SMARTFENSE detecta automáticamente la zona horaria del dispositivo del administrador al calendarizar. Las fechas y horarios que configure quedarán definidos en la zona horaria del dispositivo desde el cual está creando la campaña.
Grupos
Por defecto, SMARTFENSE permite seleccionar Grupos como destinatarios de una campaña. El resto de las opciones pueden desplegarse haciendo clic en el botón Más opciones ubicado en la parte inferior de la pantalla.
La plataforma requiere seleccionar al menos un destinatario para calendarizar una campaña.
Tópico
Define la temática de la encuesta. Solo es posible elegir un tópico por campaña.
Fecha de inicio
Fecha en la que la campaña comienza a enviar las notificaciones y a recolectar estadísticas.
A partir de la fecha de inicio, solo podrá modificar la fecha de expiración de la campaña mientras ésta se encuentre en curso. Esta acción puede realizarse desde el Calendario o Lista de campañas. Para hacerlo, ubique la campaña que desea editar y acceda a Ver detalle de campaña > Información y acciones.
Fecha de expiración
Fecha en la que la campaña deja de recolectar estadísticas.
Más opciones
Los siguientes campos se despliegan haciendo clic en el botón Más opciones, ubicado en la parte inferior de la pantalla.
Modalidad
Define cómo se asignan los usuarios a la campaña. Existen dos opciones:
- Asignación inicial única y fecha de expiración específica: todos los usuarios destinatarios son asignados al llegar la Fecha de inicio. Los cambios realizados en las agrupaciones después de esa fecha no se consideran.
- Asignación recurrente y duración relativa: la campaña verifica periódicamente los usuarios que cumplen las condiciones de destinatario y los asigna de forma automática. La fecha de expiración de cada usuario se calcula en función de la Duración en días definida, a partir del momento en que es asignado.
Gestión de usuarios en campañas de Asignación recurrente y duración relativa:
- Los usuarios que se agregan a una agrupación destinataria después de la fecha de inicio se asignan automáticamente, pero al día siguiente de la edición y en el mismo horario que la fecha de inicio (no es inmediato).
- Los usuarios que se quitan de la agrupación después de estar asignados siguen asignados a la campaña.
Destinatarios
En esta sección pueden seleccionarse distintos tipos de agrupaciones como destinatarios de la campaña: Grupos, Áreas funcionales, Niveles jerárquicos, Grupos inteligentes y Usuarios individuales.
Puede combinar las agrupaciones seleccionadas de dos maneras:
- Asignar a los usuarios que pertenecen al menos a una agrupación de cada tipo.
- Asignar a los usuarios que pertenecen a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas.
Los usuarios deben pertenecer al menos a una agrupación de cada tipo
Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cada uno de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- Además, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- Adicionalmente, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- Y finalmente, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Los usuarios deben pertenecer a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas
Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cualquiera de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Envío de recordatorios
En la sección de planificación podrá definir si el envío de recordatorios se realiza utilizando las fechas predefinidas por SMARTFENSE o personalizadas. Si la opción no está visible, debe activarla desde Configuración > Notificaciones > Recordatorios y seleccionar Enviar recordatorios. Activando esta opción, en la misma pantalla puede configurar la frecuencia de los recordatorios y el Medio de envío y contenido.
Notificaciones
Permite configurar si la campaña envía correos de asignación y recordatorio a los usuarios destinatarios. Si elige enviar correo de notificación puede personalizar la URL de asignación y recordatorio. Los correos incluyen una URL que lleva al usuario a la plataforma SMARTFENSE. Si su organización requiere una URL diferente, active la opción Utilizar URL personalizada.
Datos de la campaña
- Nombre: identifica la campaña dentro de la plataforma.
- Descripción: se muestra en el calendario al posicionar el cursor sobre la campaña.
- Campaña de prueba: si activa esta opción, la campaña se ejecuta sin afectar los reportes ni generar registros en la auditoría de usuarios o campañas.
Avanzado
Encuesta anónima
Las campañas de Encuesta anónima no relacionan de ninguna manera a los usuarios asignados con sus respuestas. Estas campañas registran si cada usuario recibió la encuesta, si la comenzó y si la finalizó, pero no permiten asociar a los usuarios con las respuestas brindadas.
Previsualizar
Antes de guardar la campaña, puede revisar el contenido que recibirán los usuarios:
- Previsualizar: muestra el tópico de Encuesta seleccionado, sin considerar los demás parámetros configurados.
Indicadores que recolecta la campaña
Una vez iniciada, la campaña registra los siguientes indicadores:
- Enviadas: se registró la asignación de la campaña al usuario.
- Comenzadas: el usuario comenzó a realizar la encuesta asignada.
- Finalizadas: el usuario finalizó la encuesta asignada.
💡 Mejores prácticas
- Definir los Grupos y agrupaciones antes de calendarizar para evitar asignaciones incorrectas.
- Activar Encuesta anónima cuando el objetivo sea obtener respuestas honestas sobre temas sensibles, sin que el usuario se sienta identificado.
- Utilizar la modalidad Asignación recurrente y duración relativa si se esperan altas o bajas frecuentes de usuarios durante la vigencia de la campaña.
- Verificar la configuración de recordatorios en Configuración > Notificaciones > Recordatorios antes de lanzar la campaña, para reducir encuestas no comenzadas.
- Usar Previsualizar para validar el tópico seleccionado antes de guardar.
- Configurar la campaña como Campaña de prueba para realizar validaciones internas sin afectar los reportes ni la auditoría.