Este artículo explica cómo calendarizar una campaña de Exámenes en SMARTFENSE, detallando cada campo de configuración disponible y los indicadores que recolecta la campaña.
¿Qué son los Exámenes?
Los Exámenes miden la asimilación de conocimientos de los usuarios sobre los tópicos de concienciación brindados por la plataforma. Permiten validar, mediante una evaluación con porcentaje de aprobación, el grado de comprensión alcanzado por cada usuario.
Asignación de Exámenes
SMARTFENSE permite configurar si un usuario puede ser asignado nuevamente a un Examen que ya ha finalizado previamente, tanto fuera de una campaña como dentro de una campaña cuyo estado es Finalizado.
Antes de crear una campaña, revise esta opción para validar el comportamiento deseado desde Configuración > Concientización > Examen > Asignación de Exámenes.
La plataforma no asignará nuevamente un Examen a un usuario si éste ya posee asignado ese mismo examen en otra campaña en curso. Este comportamiento no es configurable.
Si en la configuración de Asignación de Exámenes tiene seleccionado Asignar a todos los usuarios destinatarios pero notificar únicamente a aquellos que no han aprobado previamente el Examen, los usuarios que cumplan con esa condición no serán notificados. Además, dentro de las estadísticas de la campaña, el valor de los registros Enviado, Comenzado y Aprobado de estos usuarios será el de la fecha de envío de la campaña.
Crear la campaña
- Desde el menú principal, ingrese a Campañas > Calendario.
- Presione el botón Nueva campaña.
- Seleccione Examen.
Configuración de la campaña
Esencialmente, las campañas de Exámenes requieren los siguientes datos para ser calendarizadas:
- Grupos
- Tópico
- Porcentaje para aprobar
- Minutos disponibles
- Fecha de inicio
- Fecha de expiración
SMARTFENSE detecta automáticamente la zona horaria del dispositivo del administrador al calendarizar. Las fechas y horarios que configure quedarán definidos en la zona horaria del dispositivo desde el cual está creando la campaña.
Grupos
Por defecto, SMARTFENSE permite seleccionar Grupos como destinatarios de una campaña. El resto de las opciones pueden desplegarse haciendo clic en el botón Más opciones ubicado en la parte inferior de la pantalla.
La plataforma requiere seleccionar al menos un destinatario para calendarizar una campaña.
Tópico
Define la temática del examen. Solo es posible elegir un tópico por campaña.
Porcentaje para aprobar
Define el porcentaje de respuestas correctas necesarias para aprobar el examen.
Minutos disponibles
Define la cantidad de minutos que tendrá el usuario para completar el examen una vez iniciado.
Feedback
El feedback del examen consiste en un resumen que lista todas las respuestas brindadas por el usuario e indica cuáles fueron respondidas correcta e incorrectamente. Además, añade un mensaje o aclaración por cada una de las respuestas.
El feedback se muestra al usuario al llegar a la última diapositiva del examen.
Fecha de inicio
Fecha en la que la campaña comienza a enviar las notificaciones y a recolectar estadísticas.
A partir de la fecha de inicio, solo podrá modificar la fecha de expiración de la campaña mientras ésta se encuentre en curso. Esta acción puede realizarse desde el Calendario o Lista de campañas. Para hacerlo, ubique la campaña que desea editar y acceda a Ver detalle de campaña > Información y acciones.
Fecha de expiración
Fecha en la que la campaña deja de recolectar estadísticas.
Más opciones
Los siguientes campos se despliegan haciendo clic en el botón Más opciones, ubicado en la parte inferior de la pantalla.
Modalidad
Define cómo se asignan los usuarios a la campaña. Existen dos opciones:
- Asignación inicial única y fecha de expiración específica: todos los usuarios destinatarios son asignados al llegar la Fecha de inicio. Los cambios realizados en las agrupaciones después de esa fecha no se consideran.
- Asignación recurrente y duración relativa: la campaña verifica periódicamente los usuarios que cumplen las condiciones de destinatario y los asigna de forma automática. La fecha de expiración de cada usuario se calcula en función de la Duración en días definida, a partir del momento en que es asignado.
Cuando selecciona Asignación recurrente y duración relativa, puede definir qué ocurrirá con los usuarios que no finalicen la actividad. Esto le permite realizar las siguientes configuraciones en la sección Planificación:
- Asignar nuevamente la campaña.
- Indicar la cantidad de veces que desea reasignarlo.
- Asignarlo de manera indefinida hasta que lo finalice.
Gestión de usuarios en campañas de Asignación recurrente y duración relativa:
- Los usuarios que se agregan a una agrupación destinataria después de la fecha de inicio se asignan automáticamente, pero al día siguiente de la edición y en el mismo horario que la fecha de inicio (no es inmediato).
- Los usuarios que se quitan de la agrupación después de estar asignados siguen asignados a la campaña.
Combine campañas de Asignación recurrente y duración relativa con Grupos inteligentes para campañas de inducción.
Destinatarios
En esta sección pueden seleccionarse distintos tipos de agrupaciones como destinatarios de la campaña: Grupos, Áreas funcionales, Niveles jerárquicos, Grupos inteligentes y Usuarios individuales.
Puede combinar las agrupaciones seleccionadas de dos maneras:
- Asignar a los usuarios que pertenecen al menos a una agrupación de cada tipo.
- Asignar a los usuarios que pertenecen a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas.
Los usuarios deben pertenecer al menos a una agrupación de cada tipo
Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cada uno de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- Además, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- Adicionalmente, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- Y finalmente, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Los usuarios deben pertenecer a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas
Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cualquiera de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Envío de recordatorios
En la sección de planificación podrá definir si el envío de recordatorios se realiza utilizando las fechas predefinidas por SMARTFENSE o personalizadas. Si la opción no está visible, debe activarla desde Configuración > Notificaciones > Recordatorios y seleccionar Enviar recordatorios. Activando esta opción, en la misma pantalla puede configurar la frecuencia de los recordatorios y el Medio de envío y contenido.
Notificaciones
Permite configurar si la campaña envía correos de asignación y recordatorio a los usuarios destinatarios. Si elige enviar correo de notificación puede personalizar la URL de asignación y recordatorio. Los correos incluyen una URL que lleva al usuario a la plataforma SMARTFENSE. Si su organización requiere una URL diferente, active la opción Utilizar URL personalizada.
Datos de la campaña
- Nombre: identifica la campaña dentro de la plataforma.
- Descripción: se muestra en el calendario al posicionar el cursor sobre la campaña.
- Campaña de prueba: si activa esta opción, la campaña se ejecuta sin afectar los reportes ni generar registros en la auditoría de usuarios o campañas.
Avanzado
Orden de las preguntas
Define si las preguntas del examen se mostrarán a todos los usuarios en el mismo orden fijo, o si cada usuario verá las preguntas en un orden aleatorio.
Número de intentos disponibles para aprobar el examen
Permite establecer la cantidad de intentos que tendrá cada usuario final para aprobar el examen asignado.
Una vez aprobado el examen, no es posible realizar intentos adicionales para mejorar la calificación.
Previsualizar
Antes de guardar la campaña, puede revisar el contenido que recibirán los usuarios:
- Previsualizar: muestra el tópico de Examen seleccionado, sin considerar los demás parámetros configurados. La previsualización siempre muestra el feedback en la última diapositiva.
La previsualización del examen no respeta los Minutos disponibles configurados en la campaña: utiliza una duración estándar. Para validar el tiempo configurado, lance una Campaña de prueba.
Indicadores que recolecta la campaña
Una vez iniciada, la campaña registra los siguientes indicadores:
- Enviados: se registró la asignación de la campaña al usuario.
- Comenzados: el usuario comenzó a realizar el examen asignado.
- Aprobados: el usuario aprobó el examen asignado.
- No aprobados: el usuario desaprobó el examen asignado.
💡 Mejores prácticas
- Definir los Grupos y agrupaciones antes de calendarizar para evitar asignaciones incorrectas.
- Ajustar el Porcentaje para aprobar y los Minutos disponibles según el perfil del usuario destinatario para mejorar la participación y la tasa de aprobación.
- Utilizar la modalidad Asignación recurrente y duración relativa si se esperan altas o bajas frecuentes de usuarios durante la vigencia de la campaña.
- Verificar la configuración de recordatorios en Configuración > Notificaciones > Recordatorios antes de lanzar la campaña, para reducir exámenes no comenzados.
- Usar Previsualizar para validar el tópico y el feedback antes de guardar.
- Configurar la campaña como Campaña de prueba para validar internamente los Minutos disponibles y el flujo del examen sin afectar reportes ni auditoría.