Este artículo explica cómo calendarizar una campaña de Newsletters en SMARTFENSE, detallando cada campo de configuración disponible y los indicadores que recolecta la campaña.
¿Qué son los Newsletters?
Los Newsletters son correos electrónicos utilizados para concienciar de una forma amena y directa. Buscan generar un cambio de comportamiento mediante la presentación de la información de manera persuasiva y poseen una pregunta final de validación de lectura, con su correspondiente feedback.
La pregunta final de validación y el feedback tienen componentes editables desde Configuración > Concientización > Newsletters.
Crear la campaña
- Desde el menú principal, ingrese a Campañas > Calendario.
- Presione el botón Nueva campaña.
- Seleccione Newsletter.
Configuración de la campaña
Esencialmente, las campañas de Newsletters requieren los siguientes datos para ser calendarizadas:
- Grupos
- Tópico
- Fecha de inicio
- Fecha de expiración
SMARTFENSE detecta automáticamente la zona horaria del dispositivo del administrador al calendarizar. Las fechas y horarios que configure quedarán definidos en la zona horaria del dispositivo desde el cual está creando la campaña.
Grupos
Por defecto, SMARTFENSE permite seleccionar Grupos como destinatarios de una campaña. El resto de las opciones pueden desplegarse haciendo clic en el botón Más opciones ubicado en la parte inferior de la pantalla.
La plataforma requiere seleccionar al menos un destinatario para calendarizar una campaña.
Tópico
Define la temática de la campaña. Solo es posible elegir un tópico por campaña.
Fecha de inicio
Fecha en la que la campaña comienza a enviar las notificaciones y a recolectar estadísticas.
A partir de la fecha de inicio, solo podrá modificar la fecha de expiración de la campaña mientras ésta se encuentre en curso. Esta acción puede realizarse desde el Calendario o Lista de campañas. Para hacerlo, ubique la campaña que desea editar y acceda a Ver detalle de campaña > Información y acciones.
Fecha de expiración
Fecha en la que la campaña deja de recolectar estadísticas.
Más opciones
Los siguientes campos se despliegan haciendo clic en el botón Más opciones, ubicado en la parte inferior de la pantalla.
Modalidad
Define cómo se asignan los usuarios a la campaña. Existen dos opciones:
- Asignación inicial única y fecha de expiración específica: todos los usuarios destinatarios son asignados al llegar la Fecha de inicio. Los cambios realizados en las agrupaciones después de esa fecha no se consideran.
- Asignación recurrente y duración relativa: la campaña verifica periódicamente los usuarios que cumplen las condiciones de destinatario y los asigna de forma automática. La fecha de expiración de cada usuario se calcula en función de la Duración en días definida, a partir del momento en que es asignado.
Cuando selecciona Asignación recurrente y duración relativa, puede definir qué ocurrirá con los usuarios que no finalicen la actividad. Esto le permite realizar las siguientes configuraciones en la sección Planificación:
- Asignar nuevamente la campaña.
- Indicar la cantidad de veces que desea reasignarlo.
- Asignarlo de manera indefinida hasta que lo finalice.
Gestión de usuarios en campañas de Asignación recurrente y duración relativa:
- Los usuarios que se agregan a una agrupación destinataria después de la fecha de inicio se asignan automáticamente, pero al día siguiente de la edición y en el mismo horario que la fecha de inicio (no es inmediato).
- Los usuarios que se quitan de la agrupación después de estar asignados siguen asignados a la campaña.
Combine campañas de Asignación recurrente y duración relativa con Grupos inteligentes para campañas de inducción.
Destinatarios
En esta sección pueden seleccionarse distintos tipos de agrupaciones como destinatarios de la campaña: Grupos, Áreas funcionales, Niveles jerárquicos, Grupos inteligentes y Usuarios individuales.
Puede combinar las agrupaciones seleccionadas de dos maneras:
- Asignar a los usuarios que pertenecen al menos a una agrupación de cada tipo.
- Asignar a los usuarios que pertenecen a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas.
Los usuarios deben pertenecer al menos a una agrupación de cada tipo
Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cada uno de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- Además, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- Adicionalmente, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- Y finalmente, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Los usuarios deben pertenecer a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas
Serán asignados a la campaña aquellos usuarios que cumplan con cualquiera de los siguientes puntos:
- Formar parte de al menos uno de los Grupos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos una de las Áreas funcionales seleccionadas.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Niveles jerárquicos seleccionados.
- O bien, formar parte de al menos uno de los Grupos inteligentes seleccionados.
Datos de la campaña
- Nombre: identifica la campaña dentro de la plataforma.
- Descripción: se muestra en el calendario al posicionar el cursor sobre la campaña.
- Campaña de prueba: si activa esta opción, la campaña se ejecuta sin afectar los reportes ni generar registros en la auditoría de usuarios o campañas.
Previsualizar
Antes de guardar la campaña, puede revisar el contenido que recibirán los usuarios:
- Previsualizar: muestra el tópico de Newsletter seleccionado, sin considerar los demás parámetros configurados.
Indicadores que recolecta la campaña
Una vez iniciada, la campaña registra los siguientes indicadores:
- Enviados: Se registró el envío del Newsletter al usuario.
- Abiertos: El usuario abrió el Newsletter enviado.
- Contestados correctamente: El usuario respondió correctamente a la pregunta de validación de lectura.
- Contestados incorrectamente: El usuario respondió incorrectamente a la pregunta de validación de lectura.
💡 Mejores prácticas
- Definir los Grupos y agrupaciones antes de calendarizar para evitar asignaciones incorrectas.
- Utilizar la modalidad Asignación recurrente y duración relativa si se esperan altas o bajas frecuentes de usuarios durante la vigencia de la campaña.
- Usar Previsualizar para validar el tópico seleccionado antes de guardar.
- Configurar la campaña como Campaña de prueba para realizar validaciones internas sin afectar los reportes ni la auditoría.
- Combinar las campañas de Newsletters con campañas de Módulos Interactivos o Videos para reforzar los tópicos trabajados.