Este artículo explica cómo importar usuarios a SMARTFENSE mediante un archivo CSV para crear nuevos usuarios o editar usuarios existentes de forma masiva. Detalla la estructura del archivo, la lógica de creación y actualización, el manejo de mayúsculas y los campos opcionales.
La configuración está disponible en Usuarios y grupos > Importación y sincronización > Manualmente desde archivo CSV.
Estructura del archivo CSV
Para obtener el archivo de ejemplo:
- Acceda a Usuarios y grupos > Importación y sincronización.
- Seleccione Manualmente desde archivo CSV.
- Presione Guardar.
- Presione el botón Descargar CSV de ejemplo.
Para una edición masiva sobre usuarios existentes, también puede descargar el listado desde Usuarios y grupos > Usuarios. La estructura es la misma.
Ejemplo de fila
usuario1,nombre1,apellido1,email1@dominio.com,"grupo-A;grupo-B","areafuncional-A;areafuncional-B","niveljerarquico-A;niveljerarquico-B",Activo,Administrador,es-ar,ID-Empleado,teléfono,UPN
Columnas obligatorias y opcionales
| Columna | Obligatoria | Notas |
|---|---|---|
| Username | No | Si no se especifica, se genera a partir del email. |
| Nombre | Sí | Se normaliza con mayúscula inicial. |
| Apellido | Sí | Se normaliza con mayúscula inicial. |
| Sí | Sin email, el usuario no puede importarse. Siempre se almacena en minúsculas. | |
| Grupos | No | Múltiples valores separados por ; dentro del mismo campo. |
| Áreas funcionales | No | Múltiples valores separados por ;. |
| Niveles jerárquicos | No | Múltiples valores separados por ;. |
| Estado | No | Acepta valores en cualquier idioma soportado. Si se omite, se crea como Activo. |
| Rol | No | Si se omite, se crea como Usuario final. |
| Idioma | No | Si se omite, se crea con es-ar. |
| ID-Empleado | No | Opcional. |
| Teléfono | No | Opcional. |
| UPN | No | Opcional. Conserva mayúsculas y minúsculas exactas. |
| Correo del Manager | No | Opcional. |
Nunca elimine columnas obligatorias del CSV: la plataforma no podrá interpretarlo correctamente.
El sistema soporta archivos CSV con solo las 10 columnas base. Las columnas ID-Empleado, Teléfono, UPN y Correo del Manager son opcionales.
Cuándo se crea o se edita un usuario
La plataforma sigue esta secuencia para decidir si crea o actualiza un registro.
1. Búsqueda por email
Si el email del CSV coincide con un usuario existente, ese usuario se actualiza. Caso especial del username: si el username del CSV difiere del existente, la plataforma verifica si está disponible. Si lo está, lo actualiza. Si no, muestra una advertencia (marcada en amarillo).
2. Búsqueda por username
Si no hay coincidencia por email, se busca por username. Si coincide, el usuario se actualiza. Caso especial del email: si difiere, la plataforma verifica disponibilidad antes de actualizarlo.
3. Sin coincidencia
Si no hay coincidencia por email ni por username, se crea un nuevo usuario.
Uso de mayúsculas
Nombres de usuario
Las mayúsculas no se consideran al determinar si un usuario existe, pero sí se respetan al crear el usuario nuevo.
Agrupaciones
En grupos, áreas funcionales y niveles jerárquicos sí se distinguen mayúsculas. Si la búsqueda exacta no encuentra coincidencia, se intenta una segunda búsqueda ignorando mayúsculas.
Agrupaciones creadas manualmente
Las agrupaciones que existen únicamente porque se crearon manualmente en SMARTFENSE no se modifican al importar.
Ejemplo: si el usuario tiene asignado Grupo M (creado manualmente) y Grupo A (importado previamente), y el CSV trae solo Grupo C, el resultado será Grupo M (conservado) y Grupo C (agregado).
Comportamiento del estado en el CSV
El campo Estado acepta valores en cualquiera de los idiomas soportados. Por ejemplo, Active en inglés equivale a Activo en español. La comparación no distingue mayúsculas y minúsculas. Lo mismo aplica para los valores Inactivo / Inactive.
Campos vacíos
| Campo | Comportamiento si se deja vacío |
|---|---|
| Idioma | Toma el del administrador que importa o conserva el actual del usuario existente. |
| Username | Se genera de la primera parte del email (antes del @). |
| Sin email, el usuario no puede importarse. | |
| Estado | Se crea como Activo o el usuario existente conserva el actual. |
| Rol | Se crea como Usuario final o el usuario existente conserva el actual. |
| Teléfono, ID Empleado, UPN | Quedan vacíos. |
Workshop recomendado
SMARTFENSE ofrece un workshop técnico llamado IMPORTACIÓN DE USUARIOS MEDIANTE CSV con un ejercicio práctico. Para acceder, ingrese nombre, apellido y correo electrónico.
💡 Mejores prácticas
- Descargue siempre el CSV de ejemplo antes de armar el archivo, para asegurar el formato correcto.
- Verifique los emails y los usernames antes de la importación para minimizar advertencias.
- Conserve todas las columnas obligatorias, incluso si algunos valores quedan vacíos.
- Mantenga consistentes los nombres de las agrupaciones para evitar duplicados por mayúsculas y minúsculas.
- Use valores de Estado en cualquier idioma soportado y verifique que se interpreten correctamente.