Siga este instructivo paso a paso para realizar las principales configuraciones que le permitirán comenzar con el uso de la plataforma para campañas de concienciación.
Acceso a la plataforma
Una vez adquirida la plataforma, recibirá un correo de notificación con la URL de la instancia. Ingrese a la plataforma siguiendo dicho link para crear sus propias credenciales y ya habrá accedido como un usuario administrador donde podrá ver todas las opciones de configuración y administración de la plataforma.
Configuraciones iniciales
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Grado de dificultad = Baja Requiere técnicos especialistas del cliente = No |
Ingrese a la plataforma como administrador para ver todas las opciones de configuración. Agregaremos un título a la instancia y cargaremos los datos de la organización.
Título
En la sección Configuración > Organización > Título, elija Utilizar título personalizado y seleccione el símbolo + que antecede la bandera del idioma y agregue el título deseado.
Al presionar el botón Guardar, el título guardado se verá en la ventana de inicio de sesión.
Datos de la organización
En la sección Configuración > Organización > Datos de la organización, agregue el nombre y logo de la organización. El logo de la organización reemplazará al de SMARTFENSE en todas las vistas correspondientes a usuarios finales, no administrativos.
Cargue las variables organizacionales en los idiomas deseados. Estas variables serán utilizadas en determinados contenidos predefinidos o en la creación de contenido personalizado desde nuestro editor de contenidos.
Notificación de bienvenida
La notificación de bienvenida se configura desde la sección Configuración > Notificaciones > Bienvenida. Contiene la información necesaria para que un usuario inicie sesión por primera vez en la plataforma SMARTFENSE y se envía por correo electrónico.
La notificación de bienvenida puede enviarse a todos aquellos usuarios finales asignados a una campaña que no hayan recibido previamente esta notificación, o bien, puede enviarse a aquellos usuarios finales asignados a una campaña que nunca hayan iniciado sesión en la plataforma.
Los usuarios administradores siempre recibirán la notificación al momento de ser creados en la plataforma.
Si desea enviar la notificación de bienvenida, puede seleccionar el comportamiento deseado y además, definir si envía la notificación propia de SMARTFENSE, personalizada o a través de Slack o Microsoft Teams.
Notificaciones de asignación de contenidos
Las notificaciones de asignación son enviadas a los usuarios finales cuando son asignados a una campaña de Módulos Interactivos, Videos, Videojuegos, Exámenes y Encuestas. Estas notificaciones contienen información sobre la campaña asignada y, lo más importante, un enlace para que el usuario ingrese de manera directa al contenido en cuestión.
En la sección Configuración > Notificaciones > Asignaciones, puede definir si se enviará un correo propio de SMARTFENSE, o personalizado. En caso de tener contratada la integración con Slack o Microsoft Teams, podrá elegir esta opción para enviar la asignación de contenidos a los usuarios. Esta configuración se puede realizar por cada componente contratado que permita el envío de notificaciones.
Recordatorios
Los recordatorios son notificaciones que se envían de manera automática cuando una campaña llega a la mitad de su duración y cuando resta un día para su expiración. Estas notificaciones son enviadas a todos aquellos usuarios que aún no hayan finalizado sus campañas asignadas. Se envía una notificación individual por cada campaña pendiente. Puedes optar por enviar recordatorios o no enviarlos. Esta configuración se realiza en la sección Configuración > Notificaciones > Recordatorios:
Al seleccionar la opción Enviar recordatorios, podrás definir la frecuencia de envío de los mismos en cantidad de días. Ejemplo: 3 días. Si creas una campaña una campaña que inicia el 1 de enero y la frecuencia de envío de recordatorios es 3, el primer recordatorio será 4 de enero, el siguiente el 7 de enero y así sucesivamente. Puede optar por enviar un recordatorio propio de SMARTFENSE o personalizado por correo electrónico. En caso de tener contratada la integración con Slack o Microsoft Teams, podrá elegir esta opción para enviar los recordatorios a los usuarios.
Cuando se habilitan los recordatorios, al momento de programar una campaña podrás elegir entre utilizar las fechas predefinidas de SMARTFENSE o personalizadas definiendo en que fecha/hora deseas que se envíen los recordatorios.
Importación y sincronización de usuarios
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Grado de dificultad = Baja Requiere técnicos especialistas del cliente = Sí, para vincular Google o Microsoft Entra ID hacia SMARTFENSE |
Existen diferente métodos para importar y sincronizar usuarios hacia SMARTFENSE. En la sección Usuarios y grupos > Importación y sincronización, podrás el elegir el método deseado.
Puedes ver los siguientes instructivos de nuestro Centro de Ayuda en la categoría Usuarios:
Revise los métodos de importación de usuarios que ofrece SMARTFENSE en nuestro Centro de Ayuda, en la sección Gestión de usuarios y grupos.
Si necesitas más ayuda puedes ver nuestros workshop´s realizados por nuestro equipo de soporte técnico, con un ejercicio práctico por cada uno los métodos mencionados.
Usuarios y grupos en SMARTFENSE (Primera parte: Microsoft Entra ID / Segunda parte (desde el minuto 36:25): Google)
Nota: para acceder a los workshop's es necesario que ingreses tu nombre, apellido y correo electrónico.
Configuración de servidor de correo propio
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Grado de dificultad = Baja Requiere técnicos especialistas del cliente = Sí, para brindar los datos del servidor de correo |
SMARTFENSE te permite configurar el servidor de correo electrónico para el envío de mensajes de campañas a los usuarios (bienvenida, avisos de asignación de contenidos, recordatorios), y otras notificaciones del sistema como pedido de reseteo de contraseñas.
Importante: Los correos de simulaciones de Phishing y Ransomware se envían por defecto desde servidores de SMARTFENSE para garantizar que la reputación de los servidores propios no se vea afectada.
Para configurar el servidor de correo propio debes ingresar a la sección Configuración > Servidor de correo, allí podrás seleccionar la opción Servidor propio y presionar el botón Siguiente.
En la siguiente pantalla debemos definir si la autenticación se realizará mediante contraseña o mediante OAuth 2.0 para Microsoft Exchange Online o Mediante OAuth 2.0 para Google.
Mediante contraseña
Datos del servidor de correo electrónico
Al utilizar un servidor de correo propio, SMARTFENSE hace uso de una cuenta de correo electrónico de su propia organización para el envío de todos los correos pertinentes, a excepción de aquellos correspondientes a trampas de Phishing o Ransomware.
La configuración requiere los siguientes datos:
Servidor de correo: se puede ingresar la IP o el nombre del servidor de correo electrónico, ejemplo: servidor.dominio.com
Puerto: es el puerto a través del cuál SMARTFENSE establecerá la conexión
Protocolo de cifrado: se puede optar por el protocolo TLS o SSL, si bien permite la opción de no configurar un protocolo de cifrado, recomendamos utilizar uno ya que muchos de los correos enviados pueden contener datos privados.
Datos de autenticación de la cuenta de correo electrónico
Ingresar una dirección de correo electrónico o nombre de usuario y contraseña que tenga permisos para iniciar sesión en el servidor de correo. Si lo desea personalice el Campo FROM.
Finalmente será necesario validar que hay conexión con el servidor y que los datos ingresados son correctos. Realiza el testeo presionando el botón Comprobar conectividad.
Puede definir en la configuración la cantidad máxima de correos que pueden enviarse por minuto.
Mediante OAuth 2.0 para Microsoft Exchange Online
A través de una conexión con Microsoft Entra ID es posible enviar correos desde SMARTFENSE haciendo uso de OAuth 2.0.
Datos de la configuración
Si en la instancia, se ha configurado la importación de usuarios con Microsoft Entra ID se puede utilizar esta configuración y sólo bastará con presionar el botón Utilizar datos configurados en importación de usuarios. Si no posee esta configuración, deberá seguir el instructivo de configuración para obtener los datos requeridos.
Dominio: puntos 3 y 4 del instructivo
Id. de aplicación: puntos 6 y 7 del instructivo
Clave secreta de aplicación: punto 25 del instructivo
UPN del usuario emisor: UPN del usuario que será utilizado como emisor de los correos
Una vez que se haya cargado los datos solicitados debemos probar la conexión presionando el botón Probar conectividad.
Puede definir en la configuración la cantidad máxima de correos que pueden enviarse por minuto.
Mediante OAuth 2.0 para Google
A través de una conexión con Google es posible enviar correos desde SMARTFENSE haciendo uso de OAuth 2.0.
Datos de la configuración
Para utilizar este tipo de autenticación, complete los campos pertinentes:
- Email de la cuenta de Google Workspace con la que se configurará el proyecto.
- JSON Private Key
Siguiendo el Instructivo de configuración.
Correos por minuto: permite determinar el número máximo de correos electrónicos que la plataforma enviará por minuto.
Una vez establecidas las configuraciones necesarios Guardar y comprobar.
Si aún necesitas más ayuda, puedes ver nuestro workshop de Configuración de servidor de correo propio.
Configuración de la vista del usuario final
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Grado de dificultad = Baja Requiere técnicos especialistas del cliente = No |
La vista del usuario final posee una sección por cada componente contratado que se divide en subsecciones según se encuentren asignados, finalizados o disponibles.
Se podrá habilitar o deshabilitar esta vista por cada componente, teniendo la posibilidad de mostrar los contenidos activos o personalizados.
En la sección Configuración > Concientización, podrá elegir el componente deseado y dentro de cada uno tendrá la opción Vista del usuario final.
Ejemplo para Módulos Interactivos:
Nota: los componentes de simulaciones no tienen visibilidad en la vista del usuario final.
Una vez habilitados los componentes deseados, el usuario final tendrá una vista de su dashboard como muestran las siguientes imágenes, con las secciones:
Contenidos asignados
Contenidos disponibles
Contenidos finalizados
Si no tiene contenidos asignados, dicha sección no se mostrará hasta que así suceda.
Activación de certificados
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Grado de dificultad = Baja Requiere técnicos especialistas del cliente = No |
Los certificados son reconocimientos que se envían de manera automática a los usuarios al finalizar un Módulo Interactivo.
En la sección Configuración > Concientización > Módulos interactivos > Certificados, podrás definir si los usuarios recibirán un certificado cuando finalicen un módulo interactivo.
Selecciona la opción Enviar Certificado y presiona el botón Guardar. Puedes enviarte una prueba a tu correo para visualizar cómo le llegará a los usuarios. Verás que el correo incluye un PDF adjunto con el certificado.
El certificado a enviar puede ser propio de SMARTFENSE o personalizado. Si deseas personalizarlo, elige la opción Utilizar certificado personalizado para que muestre las banderas del idioma en el que deseamos personalizar el certificado
Ingresando al idioma deseado se mostrará un editor de contenido permitiendo utilizar las siguientes variables:
Fecha de finalización
Nombre del contenido
Datos del usuario
Datos de la organización
Al finalizar la personalización del certificado, debemos presionar el botón Guardar. Recuerda que puedes utilizar el botón previsualizar o enviarte una prueba para ver el resultado final.
Programar la primer campaña real
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Grado de dificultad = Baja Requiere técnicos especialistas del cliente = No |
Hasta este punto, hemos realizado las configuraciones iniciales y hemos dado de alta los usuarios en la plataforma. Puede verificar todo con una campaña de prueba como se indica en nuestro Manual de implementación de la plataforma SMARTFENSE. También verificar que se haya configurado bien la Whitelist para que lleguen bien las notificaciones a bandeja de entrada de los usuarios y nuestra plataforma no tenga bloqueos en su navegación y carga de contenidos.
Una vez verificado eso, ahora enviaremos nuestra primer campaña real de concienciación.
Desde la sección Campañas > Calendario, presionamos el botón Nueva campaña y seleccionamos el componente a utilizar. Vamos a realizar las configuraciones ya conocidas cuando programamos la campaña de prueba:
Modalidad de la campaña
Destinatarios
Tópico
Planificación
Datos de la campaña: Importante, aquí seleccionamos Campaña de prueba: No
Acción derivada según el componente seleccionado (examen), esta acción es optativa.
Si surgen dudas en la configuración de la campaña, vea nuestro workshop de Programación de campañas en SMARTFENSE.
Nota: en esta campaña no se debe marcar como prueba y debe alcanzar al menos al 50% de los usuarios para tener una medición real.
Una vez iniciada la campaña, ya podrá ir analizando el comportamiento de los usuarios desde la Auditoría - Detalle de campaña.