Introducción
SMARTFENSE es una plataforma que fortalece la cultura de ciberseguridad en las organizaciones. Permite ejecutar campañas de concienciación, simulaciones de ataques de ingeniería social y programas de formación continua para reducir el riesgo humano.
Esta guía reúne las buenas prácticas esenciales para usar la plataforma de forma eficiente, segura y conforme a los términos del servicio, evitando incidentes operativos o posibles conflictos legales.
A quién va dirigida
A dos tipos de usuarios dentro de las organizaciones:
Usuarios administradores: quienes configuran la plataforma, gestionan licencias y crean campañas o contenidos.
Usuarios finales: quienes participan en las acciones de concienciación y reciben los contenidos generados.
Licenciamiento
Un control adecuado del licenciamiento contribuye a un uso responsable de la plataforma y garantiza la trazabilidad necesaria para mantener la seguridad y el cumplimiento.
Realizar un control periódico de las licencias contratadas.
Evitar la rotación de cuentas asignadas. Realizar cambios sólo cuando correspondan a movimientos naturales de personal en la organización.
Acceso y seguridad
Un manejo seguro de los accesos protege la información de la organización y garantiza el correcto funcionamiento de las campañas.
Mantener las credenciales personales confidenciales.
Utilizar contraseñas fuertes y únicas. La plataforma permite definir políticas específicas de seguridad.
Activar la autenticación de dos factores para reforzar la protección de las cuentas.
Cerrar sesión al finalizar la sesión, especialmente en equipos compartidos.
Evitar compartir información sensible a través de medios no seguros.
Configurar correctamente las listas blancas y DMI (Direct Message Injection) para garantizar la entrega de los correos y evitar falsos positivos en las auditorías de simulaciones. Revisar estas configuraciones de forma periódica, ya que las tecnologías pueden actualizarse dentro de la organización.
Navegación y uso general
Seguir estas recomendaciones ayuda a mantener la plataforma en condiciones óptimas y a trabajar con mayor estabilidad y precisión.
Mantener el navegador actualizado y compatible con SMARTFENSE. Revise nuestros requisitos mínimos.
Evitar abrir múltiples sesiones desde distintos dispositivos si no es necesario.
Familiarizarse con los menús y secciones principales antes de realizar tareas complejas.
Utilizar la ayuda online o los recursos disponibles en la base de conocimientos del Centro de ayuda.
Gestión de datos
El manejo correcto de la información dentro de la plataforma es fundamental para mantener la integridad de los resultados y cumplir con las políticas de privacidad.
Ingresar datos con precisión para evitar errores en campañas o reportes.
Revisar las configuraciones realizadas en las diferentes secciones de la plataforma antes de guardar los cambios.
Respetar la política de privacidad, gestionando y procesando adecuadamente los datos personales. En particular, recordamos que siempre se deberá contar con el consentimiento o autorización por parte de las personas que serán destinatarios de las campañas.
Catálogos de contenidos
Los contenidos disponibles en la plataforma deben gestionarse con cuidado para asegurar que representen correctamente la cultura y las políticas de la organización.
Revisar internamente los materiales antes de publicarlos o distribuirlos, asegurando que se ajusten a las políticas, normas y valores de la organización.
Adaptar los mensajes según el lenguaje, el contexto y la cultura interna de la empresa.
Consultar con las áreas internas correspondientes (legal, compliance o comunicación) en caso de dudas sobre la adecuación o alcance de los contenidos.
Evitar modificar o personalizar los materiales sin una revisión previa que garantice su coherencia con las políticas internas y a la normativa nacional o internacional aplicable a tu organización.
Nota: Los contenidos personalizados o creados por cada cliente exceden las responsabilidades de SMARTFENSE.
Resolución de incidentes
Un reporte completo y preciso ayuda al equipo de soporte a brindar una respuesta más rápida y efectiva.
Consultar la base de conocimiento del centro de ayuda antes de generar tickets.
Al contactar con el equipo de soporte, describir el incidente de forma detallada, incluyendo los pasos realizados, mensaje de error y, si es posible, capturas de pantalla.
Actualizaciones y novedades
Mantenerse al día con las actualizaciones de SMARTFENSE permite aprovechar al máximo las nuevas funcionalidades y optimizar la gestión de campañas.
Revisar las notas de publicación en el sitio oficial de SMARTFENSE y las comunicaciones enviadas por correo o a través de newsletters.
Participar en los workshops y capacitaciones que ofrece SMARTFENSE, o revisar sus grabaciones y materiales disponibles en el Centro de ayuda.
Consultar las nuevas funcionalidades o cambios relevantes antes de implementarlos en la organización.
Buenas prácticas específicas
Aplicar estas recomendaciones contribuye a que los programas de concienciación sean más efectivos y sostenibles en el tiempo.
Realizar una medición inicial del estado de su organización con una línea base.
Diseñar un programa de concienciación alineado con la cultura y políticas internas de su organización, que incluya un cronograma de actividades planificado.
Evaluar periódicamente los resultados para medir el avance del programa de concienciación y ajustar estrategias.
Revisar las políticas de comunicación de su organización antes de desplegar actividades, ya que los usuarios recibirán correos y notificaciones.
Utilizar los componentes de SMARTFENSE de acuerdo al programa de concienciación diseñado.
Crear contenidos personalizados respetando términos y condiciones de servicio.
Conocer en profundidad las funcionalidades de la plataforma para garantizar el éxito del programa de concienciación.
Crear grupos de usuarios para segmentar las comunicaciones y ofrecer contenidos más relevantes.
Analizar los reportes de auditoría para la toma de decisiones.
Ejecutar campañas de prueba antes de enviar simulaciones masivas y analizar los reportes de auditoría para evitar falsos positivos.
Mantener actualizadas las listas blancas para evitar errores en el envío de correos.
Conclusión
Seguir estas buenas prácticas permite aprovechar todo el potencial de SMARTFENSE, fortalecer la cultura de ciberseguridad y mantener un entorno de trabajo más seguro y eficiente.
Para obtener más información o asistencia, se puede acceder a los siguientes canales oficiales:
Sitio web: http://www.smartfense.com
Centro de ayuda: https://support.smartfense.com/