Este artículo explica cómo configurar la notificación de bienvenida en SMARTFENSE, su comportamiento automático, las opciones disponibles para definir su medio de envío, y cómo adaptar el idioma según la configuración de los usuarios de la organización.
Descripción general
La notificación de bienvenida contiene la información necesaria para que un usuario final pueda iniciar sesión por primera vez en la plataforma SMARTFENSE.
Esta notificación puede enviarse automáticamente según la configuración elegida en la plataforma desde Configuración > Notificaciones > Bienvenida
Opciones disponibles:
Enviar notificación de bienvenida
No enviar notificación de bienvenida
| Nota: los usuarios con rol de administrador siempre reciben la notificación de bienvenida al momento de ser creados. |
Además, SMARTFENSE permite que las notificaciones se envíen en diferentes idiomas, de acuerdo con los idiomas configurados en los perfiles de los usuarios de la organización.
De esta manera, cada usuario recibirá la notificación en su idioma correspondiente, mejorando la comprensión y la experiencia de uso.
¿Cómo se envía la notificación de bienvenida?
El envío es automático y transparente. El usuario administrador únicamente debe crear campañas como de costumbre.
Si un usuario asignado a una campaña necesita recibir la notificación de bienvenida, esta se enviará antes de la notificación de asignación, garantizando que el usuario pueda iniciar sesión sin inconvenientes.
Para que un usuario reciba la notificación de bienvenida:
Debe estar asignado a una campaña.
La campaña debe ser de alguno de los siguientes tipos:
Módulos Interactivos, Videos, Videojuegos, Exámenes o Encuestas.
Condiciones de envío
Existen dos comportamientos configurables para definir a quién se enviará la notificación:
Enviar a todos los usuarios finales que no lo hayan recibido previamente
Cada usuario recibirá la notificación de bienvenida una sola vez.
Ideal para entornos donde se busca evitar correos repetidos.
Enviar únicamente a aquellos usuarios finales que no registren un inicio de sesión
Un usuario puede recibir la notificación más de una vez si no ha iniciado sesión.
Esta opción garantiza que quienes aún no ingresaron al sistema reciban recordatorios en cada campaña asignada.
Medio de envío y contenido
La plataforma permite seleccionar el canal y tipo de notificación a utilizar:
Enviar notificación propia de SMARTFENSE mediante correo electrónico
Enviar notificación personalizada mediante correo electrónico
Enviar notificación propia de SMARTFENSE mediante Slack
Enviar notificación propia de SMARTFENSE mediante Microsoft Teams
Cada opción adapta el formato del mensaje al canal seleccionado, manteniendo la información esencial para el acceso inicial del usuario.
Aclaración:
Cuando se da de alta un usuario con el rol de usuario final, al mismo no le llega ningún correo de aviso. Para el usuario es transparente la pertenencia a la plataforma. Recibe por primera y única vez el correo de bienvenida cuando se le asigna algún Módulo Interactivo, Vídeo, Examen o Encuesta por primera vez.
Si un usuario es creado en la plataforma con un rol de Usuario final y se les cambia el rol por el de Administrador, sí le llegará un mensaje de bienvenida para que cree la contraseña con su rol Administrador.
Si un usuario con el rol de Administrador es modificado para tener el rol de Usuario final y luego de esto se le vuelve a colocar el rol de Administrador, no le volverá a enviar el correo de bienvenida, ya se lo envió al crearlo como administrador la primera vez.
Lo que puede hacer si es necesario que el usuario reciba un nuevo correo, puede enviar manualmente un reseteo de contraseña que sí le llegará al usuario a su correo. Desde la misma sección donde crea los usuarios manualmente: Usuarios y grupos -> Usuarios, en el buscador pone el nombre del usuario, con la barra inferior se mueve a la derecha y presiona el botón "Resetear Contraseña".
💡 Mejores prácticas
Utilice Enviar a todos los usuarios finales que no lo hayan recibido previamente para evitar duplicados innecesarios.
Aprovecha la capacidad multilingüe de la plataforma para enviar notificaciones en el idioma correspondiente a cada usuario, mejorando la efectividad de la comunicación.
Si su organización utiliza Slack o Microsoft Teams, configure esos canales para mejorar la tasa de entrega y reducir la dependencia del correo electrónico.
Revise periódicamente la configuración de notificaciones en Configuración > Notificaciones para mantener la coherencia en la comunicación institucional.
Antes de lanzar una campaña, confirme que los usuarios estén correctamente asignados para que el envío se realice automáticamente.