La programación de campañas en SMARTFENSE es una actividad sencilla que se puede realizar desde el calendario de la plataforma, desde la lista de campañas o desde el propio contenido en la sección galería de contenidos.
Para realizar esta actividad de manera ordenada sugerimos tener diseñado junto al cliente el programa de concientización, allí se definirá con qué componentes y contenidos deseamos abordar a los usuarios de la organización durante el proyecto.
Las campañas de SMARTFENSE poseen diferentes estados, los cuales determinarán qué acciones se pueden realizar con aquellas campañas ya programadas:
- No iniciada: la campaña fue creada y aún no ha llegado su fecha de inicio. Sólo las campañas que se encuentran en este estado pueden ser editadas o eliminadas.
- En curso: cuando llega la fecha/hora de inicio de la campaña. La plataforma realiza el envío de correos y recolecta estadísticas según las interacciones de los usuarios. Una vez iniciada la campaña, ya no puede editarse ni eliminarse.
- Finalizada: ha llegado la fecha/hora de expiración de la campaña. La plataforma ya no recolecta estadísticas sobre las interacciones de los usuarios en la misma. Si se intenta ingresar a algún link relacionado con una campaña finalizada, la plataforma presenta una vista de error 404.
- Error en la plataforma: ocurrió un error en la plataforma que impidió que la campaña se ejecute correctamente.
Desde la sección Campañas del menú de SMARTFENSE podremos acceder al Calendario y a la Lista de campañas.
Calendario
Esta sección muestra un calendario con las campañas que han sido creadas en la plataforma, ordenadas por mes y por componente y permite además, programar nuevas campañas a lo largo del año, editarlas, eliminarlas, o conocer sus estadísticas.
Dado que las campañas pueden ser reales o de prueba, puede utilizar el filtro para mostrar solo las campañas reales, o solo las campañas de prueba. Si no aplica ningún filtro el calendario mostrará todas las campañas calendarizadas.
Lista de campañas
Si bien el calendario de SMARTFENSE permite recorrer mes a mes las campañas programadas, puede utilizar la sección Lista de campañas para visualizarlas en formato de lista. Desde allí podrá aplicar diferentes filtros de acuerdo a su necesidad.
Programación de campañas
Como se mencionó al inicio del artículo, podemos apoyarnos en el programa de concientización para comenzar a programar las campañas.
Desde la sección Campañas > Calendario, presionamos el botón Nueva campaña y seleccionamos el componente que vamos a programar. En este caso crearemos una campaña de módulo interactivo con examen.
Para ver todas las opciones de configuración de una campaña, recomendamos como primera acción, presionar el botón Más opciones que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
A continuación explicaremos cada opción de configuración disponible.
Modalidad
Existen dos modalidades de campañas:
- Asignación inicial única y fecha de expiración específica: todos los usuarios destinatarios de la campaña serán asignados al llegar la fecha de inicio de la campaña. Si luego de la fecha de inicio edita una agrupación que ha sido seleccionada como destinataria de la presente campaña, los cambios realizados no se considerarán.
Por ejemplo, si se quita de la agrupación un usuario que ya fue asignado, el usuario seguirá asignado a esta campaña. Si añade un usuario nuevo a la agrupación, el usuario no será asignado a esta campaña.Para cada usuario asignado, la fecha de expiración de la campaña es idéntica, y se define en el apartado Planificación.
- Asignación recurrente y duración relativa: al llegar la fecha de inicio de la campaña, se asignarán todos los usuarios que formen parte de las agrupaciones seleccionadas como destinatarias en ese momento. Si luego de la fecha de inicio añade nuevos usuarios en alguna de las agrupaciones seleccionadas como destinatarias de la presente campaña, los usuarios en cuestión serán asignados automáticamente a ésta. Dicha asignación automática no es inmediata sino que se realiza al día siguiente de la edición, en el mismo horario seleccionado como fecha de inicio de la campaña. Si se eliminan usuarios ya asignados en la presente campaña de alguna de las agrupaciones seleccionadas como destinatarias, dichos usuarios seguirán asignados. Para cada usuario asignado, la fecha de expiración específica de la campaña es diferente, ya que se calcula de acuerdo a la duración en días establecida en el apartado Planificación.
La campaña que vamos a programar será con asignación recurrente y duración relativa. Esta modalidad será muy útil para aquellas organizaciones que tengan la necesidad de brindar capacitaciones específicas a cada empleado que se incorpore en su staff. La campaña se calendariza una sola vez y bastará con agregar los usuarios a los grupos destinatarios de la misma.
Destinatarios
Permite definir a qué usuarios vamos a alcanzar en la campaña.
- Asignar a los usuarios que pertenecen al menos a una agrupación de cada tipo.
- Asignar a los usuarios que pertenecen a cualquiera de las agrupaciones seleccionadas.
Los destinatarios de una campaña pueden ser Grupos, Áreas funcionales, Niveles jerárquicos, Grupos inteligentes y/o usuarios individuales.
Tópico
Cada campaña de Módulos Interactivos posee un tópico que determina su temática. Sólo es posible elegir un tópico por campaña. En la lista desplegable tendremos primero los contenidos predefinidos y al final de la lista aparecerán los contenidos personalizados. Vea nuestro artículo de personalización de contenidos para conocer cómo crear contenido personalizado.
De la lista desplegable seleccionamos el tópico La importancia de la seguridad de la información.
Planificación
La planificación de la campaña está asociada a la modalidad seleccionada, y varían los aspectos de configuración según la opción elegida.
Como hemos elegido la modalidad de asignación recurrente y duración relativa debemos indicar:
- Fecha de inicio: elija la fecha de inicio de la campaña.
- Duración en días: indique cuántos días durará la campaña.
- Permitir que el usuarios sea asignado automáticamente en la campaña: si, deseo que sea asignado nuevamente en forma automática.
- Si lo permite debe especificar cuantas veces se asignará de manera automática: se asignará automáticamente 2 veces.
La plataforma enviará recordatorios de manera automática a aquellos usuarios que no hayan realizado la actividad. Esta funcionalidad es optativa y se activa o desactiva en la sección Configuración > Notificaciones > Recordatorios.
Si la campaña tiene una modalidad de asignación inicial única y fecha de expiración específica, puede elegir la opción utilizar fechas personalizadas para el envío de los recordatorios.
Notificaciones
Permite decidir si los usuarios asignados a la campaña recibirán una notificación relacionada con la misma. Esta notificación será un correo con la URL de acceso al contenido la cual puede ser personalizada si así lo desea.
Datos de la campaña
En datos de la campaña podrá asignarle un nombre a la campaña y una descripción que le brinde mayor información.
Las campañas pueden ser reales o de prueba. Las campañas reales generan un detalle de auditoría que se conservan en el histórico dentro de la sección Auditoría. Dependiendo del tipo de componente que utilice impactarán en el scoring de riesgo, por ejemplo en las simulaciones. Las campañas de prueba se utilizan para realizar testeos, principalmente para validar una correcta configuración de whitelist y no impactan en el scoring de riesgo en el caso de ser campañas de prueba de simulaciones. Podrá ver en la campaña misma el detalle de auditoría, pero al ser una campaña de prueba, la misma no figurará en la sección Auditoría.
En este caso, la campaña será real. En la opción Campaña de prueba, seleccionamos No.
Acciones derivadas
Cuando los usuarios finalizan el módulo interactivo, podemos asignarle una acción derivada. En la opción examen, seleccionamos añadir examen, indicamos el tópico del mismo, en este caso elegimos La importancia de la seguridad de la información y definimos el porcentaje para aprobar y los minutos disponibles de duración del examen.
Podremos indicar si queremos que los usuarios reciban un feedback al finalizar el examen, si tendrá uno o más intentos para aprobarlo y la cantidad de intentos de cada usuario. Si el usuario no aprueba el examen se lo podremos asignar nuevamente e indicar cuántas veces.
Finalmente, habiendo configurado todas las opciones según hayamos definido, presionamos el botón guardar para que la campaña quede grabada en el calendario.
Galería de contenidos
Desde la sección Galería de contenidos, además de navegar por nuestros contenidos y previsualizarlos, podrá crear campañas presionando el botón Crear campaña.
Este artículo tiene como finalidad explicar detalladamente como configurar una campaña dentro del calendario de SMARTFENSE. Puede visitar nuestra sección Calendario y Componentes de nuestro Centro de ayuda como guía para calendarizar campañas con otros componentes como videos, videojuegos, newsletters, USB Drop, simulaciones de phishing, ransomware y smishing, encuestas y exámenes.
A continuación, compartimos un enlace al workshop de Programación de campañas en SMARTFENSE brindado por nuestro equipo de soporte técnico.