Compartimos el video del Workshop realizado por nuestro equipo técnico llamado IMPORTACIÓN DE USUARIOS MEDIANTE CSV. Allí explicamos con un ejercicio práctico, el proceso de importación con algunos tips que pueden resultarte útil.
Para ver el video, debes ingresar tu nombre, apellido y correo electrónico. Video del Workshop
Este artículo explica como importar usuarios a la Plataforma SMARTFENSE mediante un archivo CSV. A través de esta acción es posible crear nuevos usuarios y editar usuarios existentes.
Estructura del archivo CSV
Puede descargar un ejemplo de archivo CSV utilizando el botón Descargar CSV de ejemplo desde la plataforma. En la sección Usuarios y grupos > Importación y Sincronización de usuarios tendrá la opción Manualmente desde archivo CSV. Luego de seleccionar esa opción, debe presionar el botón Guardar y allí tendrá la posibilidad de descargar el archivo CSV de ejemplo.
Si desea editar usuarios de manera masiva, puede construir el CSV a partir del ejemplo, o descargar el listado de sus usuarios en formato CSV desde la sección Usuarios y grupos > Usuarios. Sobre este archivo, podrá aplicar las modificaciones deseadas y luego realizar la importación, ya que la estructura del CSV es la misma.
A continuación se muestra una línea de ejemplo:
usuario1,nombre1,apellido1,email1@dominio.com,"grupo-A;grupo-B","areafuncional-A;areafuncional-B","niveljerarquico-A;niveljerarquico-B",Activo,Administrador,es-ar,ID-Empleado,teléfono,UPN
- Si no se especifica el idioma de un usuario, éste será creado con el lenguaje es-ar.
- Los usuarios del archivo CSV que no existen en la Plataforma SMARTFENSE serán creados.
- Los usuarios del archivo CSV que ya existen en la Plataforma SMARTFENSE serán actualizados.
- Si no especifica un nombre de usuario, el mismo se generará a partir de la dirección de email del usuario.
- Es posible activar o desactivar usuarios a partir del archivo CSV.
Aclaraciones
Cuándo se crea o edita un usuario
Si un usuario especificado en el archivo CSV no existe en la plataforma, será creado. De lo contrario, será actualizado.
La lógica que sigue la plataforma es la siguiente:
Por cada usuario presente en el archivo CSV se buscará si ya existe en la plataforma.
1) Búsqueda por email
La primera búsqueda se hace según el email que figura en el CSV.
Si el email presente en el CSV coincide con el email de un usuario ya existente en la plataforma, entonces se realizará una edición sobre el usuario existente.
La edición consistirá en actualizar todos los campos del usuario según la nueva información provista en el archivo CSV. Aquí hay un caso especial a tener en cuenta:
1.1) Caso especial: username
Si el username que indica el CSV es distinto al que ya tiene el usuario, se verifica si este nuevo username está disponible. Si está disponible entonces se actualiza el username del usuario sin problemas. Si no está disponible, este campo quedará sin actualizar y se brindará una advertencia en pantalla (el resto de datos del CSV sí serán actualizados). La advertencia podrá verse al revisar el resultado de la importación. Los usuarios con advertencias serán marcados en color amarillo.
2) Búsqueda por username
Si no se encontró ningún usuario con el mismo email que figura en el CSV, se procede a realizar una búsqueda por el username que figura en el CSV.
Si el username presente en el CSV coincide con el username de un usuario ya existente en la plataforma, entonces se realizará una edición sobre el usuario existente.
La edición consistirá en actualizar todos los campos del usuario según la nueva información provista en el archivo CSV. Aquí hay un caso especial a tener en cuenta:
2.1) Caso especial: email
Si el email que indica el CSV es distinto al que ya tiene el usuario, se verifica si este nuevo email está disponible. Si está disponible entonces se actualiza el email del usuario sin problemas. Si no está disponible, este campo quedará sin actualizar y se brindará una advertencia en pantalla (el resto de datos del CSV sí serán actualizados). La advertencia podrá verse al revisar el resultado de la importación. Los usuarios con advertencias serán marcados en color amarillo.
3) No se encontró el usuario
Si no se encontró ningún usuario con el mismo email ni username provistos en el CSV, entonces se creará un usuario nuevo con estos datos.
Uso de mayúsculas
Nombres de usuario
La plataforma no tiene en cuenta las mayúsculas utilizadas en el CSV al determinar si un usuario ya existe en la plataforma.
Sí tiene en cuenta las mayúsculas al crear un nuevo usuario. Si el nombre de usuario se encuentra escrito en mayúsculas, la plataforma lo guardará de esta manera.
Agrupaciones
Los nombres de Grupos, Áreas funcionales y Niveles jerárquicos se identifican teniendo en cuenta las mayúsculas utilizadas en el CSV, debido a que pueden existir dos agrupaciones diferentes cuyo nombre difiera únicamente en el uso de mayúsculas.
Es posible, de todas formas, escribir en el CSV el nombre de las agrupaciones sin capitalizar ninguna letra, ya que la plataforma si no encuentra la agrupación tal como se escribió, la buscará sin tener en cuenta las mayúsculas.
Agrupaciones creadas manualmente
Las agrupaciones se pueden crear manualmente o bien pueden ser creadas mediante un proceso automático de importación. Las agrupaciones creadas manualmente no se modifican al importar usuarios. Para comprender mejor este caso se brinda un ejemplo a continuación:
- Grupo M: Grupo creado manualmente
- Grupo A: Grupo creado automáticamente a partir de un proceso de importación
Supongamos un usuario existente en la plataforma que forma parte de ambos grupos. Luego, mediante un CSV se indica que el usuario ahora debe formar parte de los siguientes grupos:
- Grupo C: Grupo nuevo que no existe aún en la plataforma.
El resultado de la importación será que el usuario ahora forma parte de los grupos:
- Grupo M: Como se trata de un grupo creado manualmente, el proceso automático de importación no lo sobrescribe.
- Grupo C: Es un grupo nuevo que acaba de crearse por el proceso de importación.
Otros casos
La dirección de email de los usuarios siempre se transformará a minúsculas más allá de cómo se haya ingresado en el archivo CSV.
El nombre y apellido de los usuarios siempre quedará con mayúscula en la primera letra de cada palabra.
El UPN de los usuarios respetará el uso de mayúsculas y minúsculas, tal cual se hayan ingresado en el archivo CSV.
Campos vacíos
Si no se especifica el lenguaje de un usuario, éste se creará con el lenguaje del usuario administrador que realice la acción de importación. Si el usuario ya existe en la base de datos, se mantendrá el lenguaje que posea configurado en su perfil.
Si no especifica un nombre de usuario, el mismo se generará a partir de la primera parte de la dirección de correo electrónico del usuario.
Si no se especifica una dirección de correo electrónico, el usuario no podrá ser importado.
Si no se especifica un estado, el usuario se creará con estado "Activo". Si el usuario ya existe, se mantendrá el estado actual del usuario.
Si no se especifica un rol, el usuario se creará como usuario final. Si el usuario ya existe, se mantendrá el rol que posee.
Si existen otros campos vacíos, como por ejemplo el teléfono, ID del empleado o UPN, el usuario se creará o editará con éxito. Los campos en cuestión quedarán vacíos para el usuario.